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Il deposito telematico di atti giudiziari

Il deposito telematico di atti giudiziari

1) Il deposito degli atti giudiziari attraverso PEC è obbligatorio per tutti?
Al momento si tratta di una facoltà: rimane invariata la possibilità di depositare gli atti sempre in forma cartacea. Dal 30/6/2014 il deposito telematico sarà l’unica forma possibile: in altri termini, non saranno più accettati i depositi cartacei di ricorsi per ingiunzione, istanze e memorie endoprocessuali ex art. 183 comma 6 c.p.c., 190 c.p.c. e 429 c.p.c.. Dalla stessa data diventeranno obbligatori i depositi nelle procedure esecutive (successivamente al deposito dell’atto con cui inizia l’esecuzione) ed in quelle concorsuali da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario (si veda, per maggiori dettagli l’art. 16bis del dl. 179/12 conv. introdotto dalla legge di conversione n. 228/12).
Dal 13/5/2013, a Napoli il deposito telematico è valido a tutti gli effetti di legge, ma al momento solo per i ricorsi per ingiunzione e per gli atti endoprocessuali (memorie ex art. 183 cpc con connesse eventuali produzioni documentali, comparse e repliche ex art. 190 cpc e note ex art. 429 cpc): in altri termini, il Tribunale di Napoli ha soltanto anticipato in modo soft la riforma abilitando il deposito telematico di questi atti in alternativa a quello cartaceo.
Pertanto, se una delle parti decide di avvalersi del deposito telematico, l’altra deve necessariamente accedere al “polisweb” (pst.giustizia.it oppure www.accessogiustizia.it ovvero altro PdA, con accesso qualificato (i.e. con dispositivo di firma digitale) per poter “scaricare” gli atti depositati dalla controparte “telematica”. In alternativa, occorre chiedere copia alla Cancelleria, che provvederà al relativo rilascio previo versamento dei diritti di copia ed attesa dei noti relativi tempi.

2) Quali atti giudiziari è possibile al momento depositare attraverso la PEC? 
Per quanto riguarda il Tribunale di Napoli, dal 13/5/2013 possono essere depositati, oltre ai ricorsi per decreto ingiuntivo con efficacia legale , anche le memorie ex art. 183, comma 6 c.p.c. con i relativi documenti nonché le comparse e memorie ex art. 190, nonché le memorie ex art. 429 c.p.c. nel rito del lavoro.

3) Quali atti è possibile depositare in via telematica presso gli Uffici Giudiziari italiani? 
E’ necessaria la previa verifica di quali uffici giudiziari siano già operativi e per quali tipi di procedure. L’elenco degli Uffici Giudiziari abilitati, in forza di decreto della DGSIA, a ricevere atti in via telematica è reperibile al sito pst.giustizia.it/ , sezione “Uffici Giudiziari”.

4) Se in una procedura inizio a depositare atti in cartaceo e poi voglio passare al telematico, posso farlo? E viceversa?
Entrambe le soluzioni sono praticabili: nulla vieta di depositare un atto in formato cartaceo e un altro in via telematica nella stessa procedura: le due modalità di deposito sono pienamente fungibili e alternative e lo saranno sino al 30/6/2014: successivamente sarà possibile il solo deposito telematico.
Ovviamente non è possibile depositare lo stesso atto due volte, perché il sistema informatico riconoscerebbe un errore.

5) Una volta effettuato il deposito in via telematica di un atto, devo depositare anche il cartaceo relativo a quel medesimo atto?
No (o non più dal 13/5/2013, almeno a Napoli): nelle procedure “a valore legale” con decreto DGSIA il deposito in via telematica è pienamente sostitutivo del cartaceo.

6) Come deve avvenire il deposito degli atti?
Occorre indispensabilmente creare sul proprio computer, attraverso un apposito software (c.d. “redattore”), una “busta” informatica dotata delle caratteristiche previste dalla normativa tecnica (un file che si chiamerà “atto.enc”). Il deposito avviene, attualmente, attraverso l’indirizzo PEC comunicato dall’avvocato all’Ordine ai sensi della L. 2/2009 e mediante l’invio di una pec, diretta all’indirizzo PEC del Tribunale destinatario cui dovrà essere allegato il file “atto.enc”. Nell’oggetto del messaggio è indispensabile indicare, all’inizio, la parola “DEPOSITO” (tutto in maiuscolo e senza virgolette); lasciato uno spazio, si può indicare ciò che si vuole per avere un proprio riferimento identificativo del messaggio e di quelli successivi ad esso collegati. Alcuni redattori provvedono direttamente all’invio di tale messaggio; altri richiedono che, una volta “confezionata” la busta “atto.enc”, la stessa venga invece allegata ad un messaggio pec e spedita con Outlook, Thunderbird oppure attraverso il normale accesso alla propria casella webmail.
Alcuni software (ReadyPCT, EasyPCT) si occupano anche della fase dell’invio della busta contenente il file “atto.enc”, di prescegliere l’indirizzo PEC dell’Ufficio Giudiziario destinatario e di compilare correttamente il campo “oggetto” del messaggio.

7) E’ sufficiente l’invio di un file pdf firmato digitalmente alla Cancelleria per effettuare un deposito?
NO! L’atto, infatti, secondo quanto stabilisce l’art. 12 del DM Giustizia 18.07.2011 (ora sostituito dal DM 16/4/2014): “deve essere corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonchè tutte le informazioni della nota diiscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5; esso e’ denominato DatiAtto.xml ed e’ sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata”.
Prosegue sempre la norma “la struttura del documento firmato e’ CAdES; il certificato di firma e’ inserito nella busta crittografica. La modalita’ di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata e’ del tipo “firme multiple indipendenti” o parallele e prevede che uno o piu’ soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta). L’ordine di apposizione delle firme dei firmatari non e’ significativo e un’alterazione dell’ordinamento delle firme non pregiudica la validita’ della busta crittografica; il file generato si presenta conun’unica estensione p7m.”
L’art. 13 si occupa, poi degli allegati all’atto principale stabilendo che “sono privi di elementi attivi,tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti nei seguenti formati:  .pdf .rtf .txt .jpg .gif .tiff .xml. -eml e .msg,” ma è anche consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente: a) .zip b) .rar c) .arj.
Anche gli allegati possono essere sottoscritta con firma digitale.
L’art. 14 si occupa, invece, della trasmissione degli atti e dei relativi allegati stabilendo che sono contenuti nella cosiddetta “busta telematica”, ossia un file in formato MIME che riporta tutti i dati necessari per l’elaborazione da parte del sistema ricevente (gestore dei servizi telematici);
in particolare la busta contiene il file atto.enc, ottenuto dalla cifratura del file Atto.msg, il quale contiene a sua volta:
a) IndiceBusta.xml.p7m
b) DatiAtto.xml.p7m
c) <nome file (libero)>.pdf.p7m: atto vero e proprio, in formatoPDF, sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata (firma esterna).
d) AllegatoX.xxx[.p7m]: uno o più allegati nei formati di file di cui all’articolo 13, eventualmente sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; il nome del file puo’ essere scelto liberamente.
Il comma 2, recita poi come segue:
“La cifratura di Atto.msg e’ eseguita con la chiave di sessione (ChiaveSessione) cifrata con il certificato del destinatario; IssuerDname e’ il Distinguished Name della CA che ha emesso il certificato dell’ufficio giudiziario o dell’UNEP destinatario, SerialNumber e’ il numero seriale del certificato dell’ufficio giudiziario o dell’UNEP destinatario; l’algoritmo utilizzato per l’operazione di cifratura simmetrica del file e’ il 3DES e le chiavi simmetriche di sessione sono cifrate utilizzando la chiave pubblica contenuta nel certificato del destinatario; le chiavi di cifratura degli uffici giudiziari sono disponibili nell’area pubblica del portale dei servizi telematici (il relativo percorso e nome file e’indicato nel catalogo dei servizi telematici); lo standard previsto e’ il CAdES.
La dimensione massima consentita per la busta telematica e’ paria 30 Megabyte”.

Trascrivendo queste norme e le relative indicazioni “chiarificatrici” – che pochi Avvocati saranno invero capaci di interpretare ed applicare, abbiamo voluto evidenziare che per inviare qualsiasi atto alla Cancelleria NON E’ POSSIBILE FARE A MENO DEL SOFTWARE “REDATTORE”, che si occupa di mettere in pratica le descritte indicazioni informatiche.
Non mancheremo mai di ribadire che tale software è cosa diversa ed ulteriore rispetto al programma di elaborazione testi (o videoscrittura che dir si voglia).

8) Come si fa a creare una “busta” in formato “atto.enc” ?
Esistono in commercio alcuni software (a volte integrati nei gestionali per gli studi legali), che consentono di creare con un sistema pressoché intuitivo la busta informatica adeguata al tipo di atto da depositare; tra questi, senza pretesa di esaustività (N.B. Si tratta di sistemi alternativi, per cui è sufficiente sceglierne uno solo):

Redattore “EasyPCT” (pacchetto Easy Telematico) (http://www.teamsystemcd.com/area-avvocati/easypct/) che viene venduto da solo o in combinazione con altri software per la gestione e conservazione dei messaggi PEC e per la consultazione automatica dei fascicoli dal Polisweb mediante interfaccia webservice (TeamSystem C&D srl, via Cristoforo Marino 18, 80142 Napoli, TEL: 081.5534599)

Sistema “Quadra” (www.accessogiustizia.it)

“SL-PCT”, gratuito (richiede java ed è compatibile anche con iOS, Linux etc.) ed è scaricabile da
http://www.evoluzionisoftware.it/software/slpct/Area_download/setupslpct.exe (WINDOWS)
http://www.evoluzionisoftware.it/software/slpct/Area_download/slpct_mac.dmg.zip (mac)
http://www.evoluzionisoftware.it/software/slpct/Area_download/slpct_linux.tar.gz (LINUX)

Oltre a creare la “busta”, al termine della procedura predispone il proprio Client di posta (Outook, Thunderbird) all’invio del messaggio (N.B.: prima di premere il tasto “invia posta” accertarsi che sia correttamente selezionato l’account di posta certificata come mittente del messaggio)

“Alexpro” (www.alexpro.it), gestionale completo, per il quale è stato ultimato un redattore interno, che preleva cioè i dati della pratica ed i documenti direttamente dal gestionale dello studio per la preparazione della busta informatica. Il pacchetto READYPOLIS, compreso in Alexpro, scarica in via automatica ed archivia all’interno del gestionale e del pc o server di studio eventi, scadenze, documenti e quant’altro prelevabile via webservice dal sistema Polisweb.
Il pacchetto è stato realizzato da Elsaidi Software (www.alexpro.it) in collaborazione con la Commissione Informatica del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Napoli.

“Cliens Consolle” (Giuffrè)

9) Una volta installato il software di redazione della busta, esso può essere utilizzato con qualsiasi dispositivo di firma digitale?
Sì, il software è indifferente al sistema di autenticazione e firma digitale utilizzato, per la sottoscrizione digitale degli atti e allegati contenuti nella busta creata. E’ sufficiente che sul computer su cui è installato il redattore, sia installato il software che consente la lettura “locale” dei certificati presenti a bordo del dispositivo.

10) Che caratteristiche deve avere l’atto da inserire nella busta?
L’atto deve essere “generato” come PDF, ovvero predisposto con il sistema di videoscrittura normalmente utilizzato dall’utente e poi trasformato in un file PDF con un software a ciò predisposto, come ad esempio LibreOffice o altri gratuiti, oppure anche con Ms Word versione 2007 e successive (funzione “salva con nome” scegliendo l’estensione pdf).
Per chi adoperi versioni precedenti di MS Word, è possibile usare uno dei software gratuiti che simulano una stampante virtuale e generano pdf nativi: PdfCreator, Bullzip etc.. Creato il documento word, si lancia il comando “stampa” scegliendo la stampante creata da uno di questi programmi.
Il file “atto” non può e non deve essere creato con una scansione, che non permette la funzione di copia e incolla.

11) Come faccio a inserire nella busta telematica i documenti allegati all’atto giudiziario da depositare?
Nella predisposizione guidata della busta i redattori richiedono l’inserimento degli eventuali allegati documentali che possono avere estensione pdf,  .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml; eml; .msg; sono ammessi inoltre i formati compressi .zip, .rar. e .arj, purché contenenti file i nei formati di cui sopra.

12) Fino a quanti documenti posso inserire nella c.d. “busta telematica”?
Non ci sono limiti al numero di documenti ma occorre tenere conto che la dimensione massima della busta accettata dal sistema del PCT è pari a 30 MB. Poiché il processo di cifratura dell’allegato della busta determina un aumento del “peso” della stessa pari quasi al doppio, occorre usare l’accortezza di scansionare i documenti con la risoluzione più bassa concessa dal proprio dispositivo scanner (100/150 dpi in modalità “TESTO” e “bianco/nero”. Evitare anche di usare “scala di grigi”), in modo da non superare i 15 MB totali. Meno “pesante” è la busta e meno tempo impiegheremo per la trasmissione.

13) E’ vero che la procura alle liti deve essere “a parte” rispetto all’atto introduttivo?
La procura alle liti su foglio a parte è assolutamente valida ai sensi e per gli effetti dell’art. 83 c.p.c. come modificato dall’art. 45, c. 9, lett. c), l. 69/2009 ed anzi è richiesta per gli atti depositati in via telematica.
Il testo della procura deve avere le stesse caratteristiche di quella inserita abitualmente in calce o a margine degli atti, con l’accortezza di individuare la finalità del rilascio della procura stessa (“per il ricorso per decreto ingiuntivo contro la società ALFA”, “per la procedura esecutiva contro Tizio”) per dare maggiore specificità.
La procura dovrà esser sottoscritta personalmente dal cliente e dall’avvocato per autentica, scansionata, inserita tra i documenti allegati all’atto della busta informatica e, infine, dotata di firma digitale del legale, apposta durante la procedura guidata di creazione della busta.
La procura può anche esser costituita da un documento informatico proveniente dal cliente che sia dotato di firma digitale e, una volta inserito tra gli allegati della busta, firmato digitalmente anche per autentica (controfirmato) dall’avvocato, perché non viene meno la necessità di contestualità della sottoscrizione dell’assistito e dell’autentica del legale.

14) Come posso gestire il pagamento del contributo unificato e della marca da € 27 per le iscrizioni a ruolo?
Tra i documenti che vanno inseriti nella “busta” vi sono anche le marche per il contributo e la marca notifiche. E’ necessario quindi acquistarli e scansionarli, onde inserire il relativo file tra gli allegati della busta. Allo stesso modo si può scansionare il modulo F23 di pagamento. Contributo e marca vengono poi depositate in Cancelleria all’atto della richiesta copie (che è ancora tradizionalmente cartacea) oppure verranno depositate comunque in Cancelleria in caso di rigetto del ricorso.
Esistono anche convenzioni con Istituti di credito per il pagamento on-line delle spese di giustizia. Al momento, l’Ordine di Napoli è convenzionato con UNICREDIT CREDIT MANAGEMENT BANK (http://www.creditmanagementbank.eu/servizi-offerti/Pagamenti-Telematici-Spese-di-Giustizia) per la stipula di contratti di conto corrente utili a tale scopo.
L’avvocato può pagare telematicamente il CU e i diritti di Cancelleria tanto avvalendosi del Portale dei Servizi telematici quanto delle funzionalità del Punto di Accesso, purché conformi alla normativa tecnica in vigore, in particolare DM 44/11.
Il pagamento telematico può riguardare la sola fase introduttiva del procedimento, restano esclusi i diritti da corrispondere all’atto della richiesta di copia. La ricevuta riporta un codice identificativo (CRS) che è univocamente legato alla procedura per la quale si fa il pagamento
Se il fascicolo è cartaceo, l’avvocato dovrà depositare presso l’Ufficio Ruolo Generale copia della ricevuta di cui sopra riportante il CRS, le cui cifre digitate nell’apposita casella del registro informatico, ne consentirà l’annullamento da parte dell’Ufficio.

15) Posso chiedere le copie degli atti e dei provvedimenti attraverso il PdA? 
Al momento la funzione, pur prevista, non è attiva.

16) In un giudizio con fascicolo “cartaceo” sono costituiti due o più avvocati ma, a suo tempo, il Cancelliere ha inserito nel SICID il nominativo di uno solo di essi. Che cosa succede se il deposito telematico viene effettuato dall’altro avvocato?
Purtroppo si tratta di un inconveniente abbastanza frequente, cui va posto rimedio di volta in volta. In realtà, è assai probabile che l’esito dei “controlli automatici” del deposito telematico risulti negativo, oppure che, benché positivo l’esito automatico, il Cancelliere rifiuti il deposito, perché gli viene segnalato l’invio da parte di un Avvocato estraneo al fascicolo. A questo punto, due sono le possibilità: a) il deposito viene effettuato dall’avvocato che risulta presente nel fascicolo telematico (ed il controllo è agevole, perché sarà quello che riesce a “vedere” il fascicolo con accesso autenticato da pst.giustizia.it), oppure, b) in vista e prima del deposito, si segnala al Cancelliere il problema affinché provveda a correggere l’errore nel SICID. Comunque, in alcuni casi nei quali si è verificato tale inconveniente, si è provveduto mediante invito all’Avvocato depositante ad effettuare un nuovo deposito dopo l’avvenuta correzione del fascicolo (vedasi anche sezione “Polisweb”, risposta a quesito n. 2).

robertoarcella

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