Istruzioni per l’allegazione delle ricevute PEC nei depositi telematici

Istruzioni per l’allegazione delle ricevute PEC nei depositi telematici

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VADEMECUM PER IL DEPOSITO TELEMATICO

DEGLI ATTI NOTIFICATI AI SENSI DELL’ART. 3 BIS l. 53/1994

Avv. Roberto Arcella – Dr. Stefano Baldoni

 sommario

premessa normativa. 1

raccomandazione preliminare. 4

come salvare in generale i messaggi di posta e, in particolare, le ricevute delle p.e.c. 4

salvataggio da webmail: 4

salvataggio da client thunderbird. 6

istruzioni per l’allegazione delle ricevute pec nei depositi telematici con il redattore gratuito slpct. 7

PREMESSA NORMATIVA

La legge 24 dicembre 2012, n. 228 (in G.U. 29/12/2012, n.302), nell’introdurre l’art. 16-quater, comma 1, lettera i) al D.L. 18 ottobre 2012, n. 179 (in G.U. 19/10/2012, n. 245), convertito con modificazioni dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221 (in G.U. 18/12/2012, n. 294), ha disposto, con l’art. 1, comma 19, numero 2, l’introduzione del comma 1-bis all’art. 9 della L. 53/1994.

Tale norma ha disciplinato, in via esclusiva e sino al 19/8/2014, le modalità con cui l’Avvocato documentasse l’avvenuta notificazione degli atti eseguita ai sensi dell’art. 3 bis della stessa legge 53/1994, ossia avvalendosi dello strumento della posta elettronica certificata La norma dispone infatti che (art. 9, comma 1 bis):

Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell’atto notificato  a  norma   dell’articolo   3-bis, l’avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di  posta elettronica certificata,  dei  suoi  allegati  e  della  ricevuta  di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta  la  conformità  ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi  dell’articolo  23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

Il 19/8/2014 è infatti entrata in vigore la Legge 11 agosto 2014, n. 114 di conversione del celeberrimo D.L. 90/2014, del quale ha modificato l’art. 46 introducendo il comma 1 ter all’art. 9 della L. 53/1994. Tale comma prevede che

In tutti i casi in cui  l’avvocato  debba  fornire  prova della notificazione  e  non  sia  possibile  fornirla  con  modalita’ telematiche, procede ai sensi del comma 1-bis” .

Per stabilire il significato di deposito con “modalità telematiche” dei documenti comprovanti l’avvenuta notificazione eseguita a mezzo della posta elettronica certificata occorre far riferimento alle regole ed  specifiche tecniche, ovvero al DM 44/2011 ed al Provvedimento del 16/4/2014.

Quanto al primo, va sottolineato il dettato di cui all’ultimo comma dell’art. 18, che prescrive l’utilizzo, ai fini della notificazione, della ricevuta “completa, di cui all’articolo 6,  comma  4,  del  decreto  del  Presidente  della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68”.

Quanto al secondo, l’ultimo comma dell’art. 19 bis prevede che “La trasmissione in via telematica all’ufficio giudiziario delle ricevute previste dall’articolo 3-bis, comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53, nonché della copia dell’atto notificato ai sensi dell’articolo 9, comma 1, della medesima legge, è effettuata inserendo l’atto notificato all’interno della busta telematica di cui all’art 14 e, come allegati, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario della notificazione; i dati identificativi relativi alle ricevute sono inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’articolo 12, comma 1, lettera e”.

Da tale quadro normativo emerge, ricorrendo ad una semplificazione estrema dei concetti, che

a) Quando non sia possibile depositare con modalità telematica – ciò che accade, ad esempio, nel caso di iscrizione a ruolo (rectius: costituzione dell’attore) dinanzi a Tribunali non abilitati ai depositi telematici dei c.d. “introduttivi” ovvero dinanzi alla Corte d’Appello ed al Giudice di Pace –  l’Avvocato estrae copia analogica (stampa) dell’atto notificato (o degli atti), del messaggio di posta certificata di invio, della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna, vi aggiunge l’attestazione di conformità e deposita il tutto in modalità “tradizionale”: in effetti, il comma 1 bis fu introdotto proprio per consentire la prova della notifica via pec dell’appello e dell’opposizione a d.i. (per il quale ultimo il comma 4 dell’art. 16 bis D.L. 179/2012 esclude la modalità telematica integrale, richiamando “solo” il comma 1), mentre il comma 1 ter estende questo sistema di prova a tutte le notifiche, sempreché non sia possibile il deposito telematico (e tale sembra essere anche il riferimento normativo per la documentazione della notifica ricevuta via p.e.c. dall’Avvocato che abbia necessità di documentare tale notifica ai sensi dell’art. 369, comma 2, n. 2 c.p.c. od anche ai sensi dell’art. 347 c.p.c. ed in generale in tutti i casi in cui il notificato debba documentare, e non possa farlo in modalità telematica, una notifica pervenuta al suo indirizzo).

In linea teorica, dinanzi al Tribunali ed alle altre Autorità Giudiziarie ove il deposito telematico è “possibile” (le Corti d’Appello abilitate e, tutte le Corti d’Appello dal 30.6.2015), il deposito cartaceo è a rigore da considerare un’ ipotesi meramente residuale (per l’iscrizione a ruolo) dacché, potendosi iscrivere a ruolo con “velina”, una volta ottenuto il numero di R.G. la prova della notifica dovrebbe comunque esser data con il deposito telematico delle ricevute.

b)  Quando sia invece possibile il deposito telematico, l’Avvocato è tenuto a depositare necessariamente la prova telematica della notificazione. Vale a dire che l’Avvocato dovrà depositare – a nche alla luce delle specifiche tecniche sopra ricordate  –  le ricevute di accettazione e quella di avvenuta consegna come allegati ad un “atto principale” costituito dall’atto stesso notificato (così come disposto testualmente dall’art. 19 del Provvedimento del 16/4/2014) ovvero – come da prassi generalizzata allorché l’atto notificato non sia costituito da un pdf testuale (o nativo), ma da un pdf immagine – una “nota di deposito” redatta come pdf testuale.

In tali ipotesi, le ricevute vanno necessariamente allegate come files in formato “eml” o “msg” (quest’ultimo formato “proprietario” di Ms Outlook), mentre nel DatiAtto.xml  (con l’ausilio del redattore e con i limiti operativi derivanti da un difetto degli schemi tecnici xsd, fino a questo momento non risolto, relativo all’utilizzo del “-“ [trattino], inspiegabilmente vietato nel campo destinato all’indicazione degli indirizzi p.e.c.)   andranno inseriti i “dati relativi alle ricevute”, vale a dire l’indirizzo p.e.c. del destinatario, il relativo codice fiscale e l’indicazione dell’elenco pubblico da cui l’indirizzo stesso è stato estratto.

A tal proposito, alla luce dell’ultima parte dell’art. 9 comma 1 bis e del comma 1 ter, nei casi in cui è possibile depositare telematicamente le ricevute anzidette, è assolutamente vietato documentare l’avvenuta notifica mediante la stampa che riproduca l’atto, il messaggio e le ricevute p.e.c., dovendosi mettere a disposizione del Giudice i duplicati dei documenti informatici comprovanti la notifica ovvero, come già detto, le ricevute di accettazione e di consegna (completa, ai sensi dell’ultimo comma dell’art. 18 DM 44/2011).

In altri termini, il Giudice deve poter verificare attraverso tali documenti digitali l’effettivo contenuto del messaggio spedito la data ed ora di invio (ai fini di quanto disposto dall’art. 3 bis comma 3: “La notifica si perfeziona,  per  il  soggetto  notificante,  nel momento in cui viene generata la ricevuta  di  accettazione” ) nonché del messaggio inviato (che risulterà allegato alla ricevuta di consegna completa  con nome postacert.eml) ed infine la relativa data ed ora di consegna.

Si evidenzia peraltro che tali ricevute sono munite della firma digitale del gestore della posta certificata (o dei gestori, nell’ipotesi in cui siano diversi quello del mittente e quello del destinatario), il che garantisce l’integrità e l’immodificabilità dei messaggi alla luce di quanto stabilito dall’art. 3 del dpcm 13.11.2014.

RACCOMANDAZIONE PRELIMINARE

Anche se l’argomento non attiene specificamente al “deposito” dell’atto notificato via p.e.c. ma all’ esecuzione della notifica, si raccomanda – allorché si predispongono i documenti digitali per la notifica (atto, procura e relata) – di firmare gli stessi adoperando lo standard PAdES  (ferma restando la validità della firma in CAdES). Ciò in quanto il primo mantiene il formato pdf, che può essere aperto con Acrobat Reader, mentre il secondo richiede uno specifico software non sempre disponibili in tutti i pc in dotazione ai Magistrati, sicché può capitare che gli stessi siano impossibilitati ad una verifica “in tempo reale”.

COME SALVARE IN GENERALE I MESSAGGI DI POSTA E, IN PARTICOLARE, LE RICEVUTE DELLE P.E.C.

Il primo passo fondamentale consiste nel salvataggio delle ricevute in un formato che mantenga i certificati e l’autenticità delle stesse, ovvero in .eml  (il formato più diffuso) ed .msg (per gli utilizzatori di Microsoft Outlook).

QUALSIASI ALTRO FORMATO NON E’ VALIDO AI FINI DELLA PROVA DI NOTIFICA  (art. 13 comma I provvedimento 16 aprile 2014).

Tale operazione può essere anzitutto effettuata utilizzando la webmail (vale a dire, accedendo alla propria casella di posta elettronica utilizzando un browser come Internet  Explorer, Firefox o Chrome);  le procedure variano leggermente a secondo del gestore di posta, ma generalmente  è necessario aprire l’email in una nuova finestra e selezionare da lì il pulsante salva.

Le illustrazioni di seguito riportate si riferiscono a Legalmail, ma sono valide anche per Aruba.

Salvataggio da Webmail:

  • Selezionare l’email interessata e fare doppio click
  • Nella nuova finestra spingere il pulsante “Salva”
  • Scegliere dove salvare il messaggio, avendo cura di mantenere l’estensione .eml . Il nome file è invece modificabile senza problemi, risulterà anzi necessario per la corretta individuazione in fase di allegazione delle ricevute stesse.

posta01

posta02

Ove l’Avvocato utilizzi un Client di posta (ovvero un “software che  consente di gestire la composizione e l’organizzazione di e-mail (o messaggi di posta elettronica) da parte dell’utente del servizio nonché la ricezione e la trasmissione da e verso un server di posta”  – definizione di Wikipedia), la procedura di salvataggio è leggermente diversa. Si esaminano di seguito il salvataggio dal client più diffuso (e gratuito), vale a dire Thunderbird.

Salvataggio da Client Thunderbird

In questo caso l’operazione è più semplice rispetto a quella utilizzata per la webmail: non è infatti necessario aprire l’email, ma è sufficiente  selezionarla e con il tasto destro scegliere ”Salva come…”, con l’ulteriore vantaggio di avere il file salvato già nominato con l’oggetto originale.

Con Microsoft Outlook , Mail per Mac e Windows Mail la procedura è simile a quella illustrata per la WebMail, quindi risulta meno immediata rispetto a Thunderbird.  Si ricorda inoltre che dalla versione 2010 e successive Microsoft Outlook ha un limite per gli allegati fissato a 20 Mb per l’invio dei messaggi p.e.c. (addirittura inferiore rispetto a quello consentito dalle regole tecniche, pari a 30 mb). Tale limite risulta superabile con una modifica del registro di Ms Windows (consigliata solo ad utenti esperti).

ISTRUZIONI PER L’ALLEGAZIONE DELLE RICEVUTE PEC NEI DEPOSITI TELEMATICI CON IL REDATTORE GRATUITO SLPCT

Una volta salvate, le ricevute di Accettazione e Consegna così ottenute andranno poi allegate nella busta di deposito telematico.

Dalla versione 1.3.5 in poi di SLpct sono stati aggiunti tra gli allegati specifici la “ricevuta di accettazione (PEC)” e la “ricevuta di avvenuta consegna (PEC)” . Tali tipi di allegati (dtd: document type definition), come già ribadito, vanno necessariamente utilizzati, non essendo permesso stampare dette ricevute per poi scansionarle in pdf. Dunque, una volta salvati in uno dei due formati sopracitati (.eml o .msg) ed allegati utilizzando le apposite voci, compileremo  tutti i campi necessari a completare il contenuto del DatiAtto.xml.

Facendo un esempio pratico: se il Decreto Ingiuntivo è stato notificato a mezzo p.e.c., all’atto della richiesta di esecutorietà utilizzeremo il procedimento appena illustrato per dare prova dell’avvenuta notifica.

Si riportano di seguito le schermate di dettaglio

posta05

posta06

Come accennato in precedenza, al momento risulta purtroppo un bug negli schemi ministeriali : ci è stato segnalato che in caso di allegazione di ricevuta, ove l’indirizzo PEC del destinatario della notifica contenga il segno “-” (trattino) dopo la chiocciola, si genera un errore bloccante. Il problema risiede negli schemi forniti dal Ministero che non permettono la presenza di caratteri speciali dopo la @. In questo caso il consiglio temporaneo è di  procedere utilizzando, anziché i dtd appropriati per le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna, la specifica generica per gli allegati semplici. Aggiornamento: Risolto dalla versione 1.4.1 di SLpct

posta07

robertoarcella

20 commenti

Daria Scritto il18:53 - 25 Giugno 2015

Salve,
vorrei un’informazione in merito al salvataggio da Webmail delle ricevute delle notifiche a mezzo pec . Non usando alcun client di posta e avendo come sistema operativo windows 7, mi chiedevo perché al momento in cui dopo aver fatto il doppio clic sulla ricevuta e dopo aver premuto il tasto “Salva” non mi permetta di scegliere la cartella di destinazione del salvataggio, ma salva il file .eml sempre direttamente in Documenti>Download.
Grazie in anticipo,
Daria

    Stefano Baldoni Scritto il09:48 - 26 Giugno 2015

    Quello dipende dalle impostazioni del tuo browser che di default scarica nella cartella download. E’ comunque modificabile sia in Chrome che in Mozilla Firefox.

      Daria Scritto il10:02 - 26 Giugno 2015

      Grazie mille.

      francesco Scritto il23:18 - 23 Maggio 2016

      quando ricevo la mail di consegna essa è completa ma poi quando la salvo non ritrovo gli allegati… come faccio??? che valore ha la PEC di consegna senza allegati.
      grazie.

Stefano Baldoni Scritto il11:26 - 17 Luglio 2015

L’ha ribloggato su SLpct.

Bruno Benetti Scritto il20:48 - 20 Luglio 2015

È stato eseguito una notifica di un file firmato PAdES. In fase di iscrizione è stato utilizzato questo file (quello firmato) come “atto principale” senza aggiungere ulteriore firma digitale. Tornato indietro, terza PEC con -1 “errore imprevisto”. Per il cancelliere non risulta accettabile. Inviato il tutto con ulteriore firma aggiunta (CAdES) il deposito è andato a buon fine.
Qualcuno mi sa dire perché?
Grazie

    Stefano Baldoni Scritto il09:35 - 22 Luglio 2015

    Con quale redattore atti è stata effettuata l’iscrizione?

Laura Scritto il17:32 - 13 Gennaio 2016

Buonasera,
sto preparando l’iscrizione a ruolo telematica di una causa di merito. L’atto di citazione è stato notificato a mezzo PEC. ho salvato le ricevute di attestazione e consegna. Nel momento in cui le carico sulla consolle risultano pesare solo loro 26 MB, non riesco quindi neanche a caricare la procura, la Nir e l’atto principale. Come posso risolvere? (ho provato a zippare i file ma consolle non riconosce il file .zip per associarlo alle ricevute di consegna della notifica). Grazie!

Maria Strazzeri Scritto il13:15 - 16 Novembre 2016

buongiorno, al fine della regolarità tempestiva del deposito di una opposizione proposta con ricorso volevo inoltrare la PEC di consegna per consentire al Giudice ed alla controparte di verificare l’effettiva data del deposito.
Ho predisto un atto (nota di deposito) ma quando creo la busta formata unicamente dall’atto principale e dal solo allegato file eml il peso supera quello consentito. Come posso rimediare. Non ho trovato nulla sulla possibilità di comprimere i files eml.
Grazie

    Stefano Baldoni Scritto il15:53 - 17 Novembre 2016

    Purtroppo non c’è modo di comprimerli, ma è strano che una notifica di un ricorso sia così ingombrante, Di quanto viene superato il limite?

Bruno Benetti Scritto il16:39 - 17 Novembre 2016

Presumo che il problema sia a monte: il deposito del ricorso sarà stato fatto in modo cartaceo e la relativa scansione dell’atto eseguito in modo da creare un file molto (troppo) grande. Pertanto il “problema” è nato prima di inviare la notifica. Che poi questa (rispettivamente la PEC di accettazione) sia troppo grande è conseguenza del tutto. Se queste premesse sono giuste effettivamente non ci sono soluzione, anche perché la compressione in formato .zip del messaggio di accettazione non servirà a molto.
Si può solo consigliare (per il futuro) di depositare telematicamente il ricorso, così tutto quello che segue è molto più piccolo e gestibile. E “molto più piccolo” è forse 1/100 dell’attuale dimensione! Se questo non fosse possibile (GdP) allora anche per le notifiche sarebbe da fare attenzione in fase di scannerizzazione del ricorso (200 dpi, bianco/nero) come già si sta facendo per depositare documenti compatti.

gIANLUCA Scritto il20:13 - 28 Novembre 2016

Buonasera, nella ricevuta di avvenuta consegna, esportata da WebMail in formato .eml, non vi sono gli allegati (atto principale, procura e relata), che devo produrre con l’iscrizione a ruolo telematica. Come faccio??? che valore ha la PEC di consegna senza allegati.
Grazie.

michele Scritto il18:09 - 28 Febbraio 2017

Buonasera ho notificato via pec un ricorso con provvedimento fissazione udienza, nell’effettuare il salvataggio del messaggio di posta elettronica inviata ho scelto per errore gmail per salvare lo stesso, purtroppo non credo sia valido ma non riesco più a tornare indietro (ovvero ogni messaggio viene salvato su gmail senza estensione .eml). La pec da cui invio è legalmail?
Potreste fornirmi indicazioni.
Grazie

Titta Scritto il17:41 - 27 Marzo 2018

Buonasera,
Vorrei liberare spazio della casella pec. Posso scaricarle su Thunderbird e poi utilizzare il servizio “esporta” selezionando in blocco le email da salvare?
Lo ritiene consigliabile?

Ha un altro metodo da suggerire per liberare la casella pec?

Grazie

Luigi Occhiuto Scritto il15:24 - 16 Maggio 2018

Buonasera, come ci si regola quando la pec da depositare non è quella di notifica dell’atto principale, ma costituisce un “semplice” documento allegato (ad esempio, una pec inviata dal cliente alla controparte o una diffida stragiudiziale inviata a mezzo pec)?
Grazie.

BRUNO BENETTI Scritto il15:36 - 16 Maggio 2018

Non essendoci, almeno quanto sono a conoscenza, delle regole giuridiche mi permetto di rispondere come informatico: la CONSEGNA è sicuramente il documento più importante, contiene sia il contenuto inviato sia la prova della avvenuta consegna (con relativa data), solo per analogia come è prescritto depositando una notifica allegherei anche la ACCETTAZIONE. Quest’ultima è una mail molto piccola (pochi KB) pertanto “non da fastidio” nella busta. Entrambe le buste sono, preferibilmente, da depositare in formato .eml e, importantissimo, facendo attenzione che la firma digitale (del gestore della sua casella PEC) sia rimasta integra. Ogni tanto capita che questa firma viene corrotta da Outlook in fase di scaricamento.
La PEC inviata invece non ha valore giuridico, pertanto non serve, a mio avviso, depositarla (solo per le notifiche via PEC depositate in forma cartacea serve anche la stampa di questo documento).
Eviterei di firmare digitalmente questi allegati!

    Luigi Occhiuto Scritto il15:51 - 16 Maggio 2018

    La ringrazio per la risposta.
    Approfitto della Sua gentilezza e faccio un esempio. Nell’atto indico una diffida inviata a mezzo pec e la metto in indice come doc 03.
    In fase di deposito inserirò come doc 03 la busta della CONSEGNA (rinominandola)? Se sì, come (in SLPCT)? Come un allegato semplice o tramite la maschera delle ricevute di consegna?
    In alternativa, potrei depositare il PDF della diffida come doc 03 e poi depositare anche accettazione e consegna?
    Grazie ancora.

      BRUNO BENETTI Scritto il16:11 - 16 Maggio 2018

      Buona idea, allegherei come “doc 03” il file .pdf, come “doc 03A” la ACCETTAZIONE e come “doc 03B” la CONSEGNA. Così come, in forme cartacea, ha depositato la lettera, la prova dell’invio della raccomandata e la cartolina di ricevimento della raccomandata. Così il magistrato non ha difficoltà a leggere il documento (in formato .pdf) se poi vuole verificare l’effettivo invio deve aprire il file “più tecnico” in formato .eml

Gerardo Scritto il12:45 - 30 Gennaio 2019

Salve, recentemente e per più di una volta, dinanzi al Giudice, all’apertura della busta eml per la verifica della regolarità della notifica. è apparsa sulla schermata la seguente dicitura: la firma non è valida. Tuttavia, il file era firmato e risultava in formato p7m e le ricevute di accettazione e consegna erano regolari. Come posso superare il problema atteso che il giudice non ha ritenuto valida la notiifca?

    BRUNO BENETTI Scritto il10:52 - 21 Febbraio 2019

    Buongiorno,
    mi permetto di farLe presente che la spiegazione del messaggio è poco chiaro. Infatti di “firme” in una notifica ce ne sono varie (la PEC di consegna, la relata, l’eventuale atto notificato, l’eventuale dispositivo del giudice, la procura alle liti,…) e il messaggio che appare sarà anche più dettagliato (firma scaduta, corrotta, non validi secondo regolamento europeo, ecc.).
    Tanto premesso posso solo spiegare mio caso specifico, forse Le è d’aiuto: sono stato nominato ieri CTP per una domanda posta al CTU da parte della Corte di Appello di Bolzano. In questo caso si tratta di verificare se la notifica iniziale dell’atto di citazione di primo grado è regolare o meno. Il problema è che questa notifica via PEC è stata eseguita in data 20.6.2017. Aprendo oggi il file .eml della consegna la firma risulta scaduta. Infatti questa firma (che viene apposta da Legalmail) ha una durata molto ridotta ed era valida da inizio 2017 ad inizio 2018. Aprendo adesso, in fase di appello, questo messaggio PEC l’utente viene avvertito che la “firma non è valida”. Premendo svariate volte sul messaggio di errore si scopre che la ragione di questo messaggio deriva della data.

    In autunno (presumibilmente, il CTU ha tempo fino al 1.7.19 per il deposito della perizia) Le saprò riferire la decisione della Corte.

    Ovviamente sarebbe interessante sapere se ci sono già state pronunce per questa problematica. E come “pronunce” mi servirebbe una sentenza, perché capisco che se il problema sorge in corso di causa e il giudice ordina una nuova notifica e alla fine il tutto si risolve con una perdita di tempo di qualche mese nessuno va a fondo della questione. Nel mio procedimento invece si è concluso la causa di primo grado in assenza del convenuto e questo ha solo fatto appello nel momento della esecuzione della sentenza. Pertanto la correttezza (o meno) della notifica iniziale è ovviamente fondamentale.

    Cordiali saluti
    Bruno Benetti

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