LE NOTIFICAZIONI IN PROPRIO DELL’AVVOCATO A MEZZO POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Stumenti indispensabili: 1) Personal Computer; 2) Collegamento a Internet; 3) Software di videoscrittura (MsWord – LibreOffice) 4) Software per la creazione di “pdf-nativi”; 5) Firma digitale

Gli Avvocati possono procedere alle notificazioni ai sensi della Legge 53 del 1994 a mezzo posta certificata, piuttosto che con la raccomandata con ricevuta di ritorno o con la consegna diretta?

L’utilizzo della posta elettronica certificata come mezzo per l’esecuzione delle notifiche è possibile e valido ad ogni effetto a far data dal 24/5/2013. Infatti, la disciplina di attuazione delle varie norme che, in astratto, avevano previsto tale possibilità (da ultimo il D.L. 18.10.2012 n.179) è ora contenuta nel Decreto 3.4.2013 n.48 recante il “Regolamento recante modifiche al D.M. n. 44/2011, concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione” . Tale decreto è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale (serie generale n.107) il 9.5.2013, per cui le nuove norme sulla facoltà per gli avvocati di procedere alle notificazioni in proprio a mezzo PEC sono efficaci dal 24 maggio 2013.

A dire il vero, una parte della giurisprudenza (Tribunale di Padova, ordinanza del 9.5.2013; ) aveva valorizzato  l’incipit dell’art. 16-ter DL 179/2012, secondo il quale “A decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 4 e 16, comma 12, del presente decreto; dall’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, dall’articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia”, ed aveva pertanto ritenuto che prima del 15 dicembre 2013 non fosse possibile dar luogo ad alcuna notificazione telematica, in  assenza di elenchi pubblici tali normativamente qualificati. Va comunque segnalato che tale orientamento più recentemente, ha vacillato a fronte di una pronuncia della S.C. che, per quanto in obiter dictum (avendo risolto a monte la questione con l’applicazione del principio della sanatoria per raggiungimento dello scopo) ha sottolineato che il RegInde era «già previsto dall’art. 7 d.m. n. 44/2011 — di cui è fatta menzione nel cit. art. 16 ter» (Civile Sent. Sez. 1 Num. 20625 Anno 2017).

 

Nei giudizi dinanzi alle Autorità Giudiziarie (Giudice di Pace e Corte di Cassazione) per le quali i depositi telematici non hanno ancora valore legale, posso avvalermi della facoltà di notificare in proprio, ex art. 3 bis L. 53/94, a mezzo posta certificata?

Sì.  Il potere conferito all’Avvocato di notificare in proprio avvalendosi degli strumenti telematici  non è in alcun modo inficiato dal fatto che dinanzi a taluni uffici giudiziari, quali la Corte di Cassazione o il Giudice di Pace, non sia ancora possibile effettuare il deposito di atti in modalità telematica.   Le notifiche via PEC sono infatti consentite già dal 24 maggio 2013, a seguito dell’entrata in vigore del DM 48/2013 recante il “Regolamento recante modifiche al D.M. n. 44/2011, concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione” . Tale decreto è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale (serie generale n.107) il 9.5.2013, per cui le nuove norme sulla facoltà per gli avvocati di procedere alle notificazioni in proprio a mezzo PEC sono efficaci, come detto,  dal 24 maggio 2013.

Importanti novità sono state introdotte dal D.L. 90/2014, in particolare a proposito:

  • della possibilità per qualunque avvocato, anche non autorizzato dal proprio COA, a procedere alle notifiche ex art. 3 bis L. 53/94;
  • dell’abolizione della c.d. “marca notifica” per le notificazioni via p.e.c. (art. 10 L. 53/1994);
  • della possibilità di utilizzare ai fini delle notificazioni in proprio, a norma di quanto previsto dall’art.16 bis, comma 9 bis, D.L. 179/2012, anche gli atti processuali di parte ed i provvedimenti estratti da remoto (inizialmente solo come copie informatiche ed in seguito anche come duplicati) dai registri di cancelleria;
  • l’applicabilità, per effetto dell’art. 16-septies DL 179/2012 anche alle notifiche pec dell’avvocato dell’art. 147 c.p.c. concernente i limiti orari e la fictio secondo cui le notificazioni eseguite dopo le ore 21 si hanno per eseguite alle ore 7:00 del giorno successivo. La Corte Costituzionale, con sentenza n. 75/2019, tuttavia è recentemente intervenuta sull’art. 16-septies citato, dichiarandolo costituzionalmente illegittimo nella parte in cui prevede che la notifica eseguita con modalità telematiche, la cui ricevuta di accettazione è generata dopo le ore 21 ed entro le ore 24, si perfeziona per il notificante alle ore 7 del giorno successivo, anziché al momento di generazione della predetta ricevuta.

Che cosa occorre agli avvocati per procedere alle notificazioni ai sensi della Legge 53 del 1994 a mezzo posta certificata?

L’avvocato può eseguire la notificazione a mezzo della Posta Elettronica Certificata purché:

a) sia in possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata risultante dal RegInde (si tratta in sostanza dell’indirizzo comunicato all’Ordine ai sensi dell’articolo 16, comma 7, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2)
b) sia già in possesso, ovviamente, di procura rilasciata dal cliente a norma dell’articolo 83 del codice di procedura civile;
c) sia in possesso di un dispositivo di firma digitale e di certificati di firma in corso di validità;
d) il destinatario sia a sua volta titolare di un indirizzo di PEC risultante pubblici elenchi quali lo stesso RegInde, oppure dal Registro delle Imprese (registroimprese.it), INI-PEC, istituito con Decreto del Ministro dello Sviluppo Economico del 19 marzo 2013 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 83 del 9/04/2013) che contiene l’Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti INI-PEC (https://www.inipec.gov.it/)  consultabile a far data dal 19 giugno 2013).

Quanto alle Pubbliche Amministrazioni, l’unico pubblico elenco è “Registro PP.AA.”, accessibile solo in modalità autenticata attraverso il Portale Servizi Telematici.

Per le notificazioni alle pubbliche amministrazioni, posso estrarre l’indirizzo PEC della P.A. destinataria dall’IPA?

L’IPA (indicepa.gov.it) non è più utilizzabile quale pubblico elenco per le notifiche ex art. 3 bis L. 53/94 a far data dal 19/8/2014..  Tale database è stato un pubblico elenco sino al 18 agosto 2014, vigente l’art. 16 ter d.l. 179/2012, modificato dalla legge 228/12, e conv. nella legge 221/12, che  prevedeva: “A decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 4 e 16, comma 12, del presente decreto; all’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009,  dall’articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal Ministero della Giustizia”.

All’art. 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, vigente in detto periodo, vi erano quindi menzionati due elenchi: al comma 6, il registro delle imprese; al comma 8, l’IndicePA (o IPA, altrimenti detto). Dal 19 agosto 2014 l’art. 16 ter d.l. 179/12 (modificato dalla legge 114/14 di conversione, con modificazioni, del d.l. 90/2014) richiama non più l’intero art. 16 del D.l. 185/2008 ma solo il comma 6 , lasciando fuori dal novero degli elenchi pubblici, per ragioni tuttora misteriose, l’ IndicePA.

Come si procede materialmente all’esecuzione di una notificazione a mezzo posta elettronica certificata?

Preliminarmente è necessario predisporre l’atto o gli atti da notificare, salvandoli in una cartella del sistema operativo del proprio computer.

I documenti informatici da notificare possono essere:

a) documenti informatici, vale a dire quei documenti creati direttamente dall’avvocato in forma elettronica con un normale programma di videoscrittura (Word, LibreOffice), in uno dei formati consentiti dall’art. 13 delle Specifiche Tecniche previste dall’art.34 del D.M. 44/20116. tali documenti devono essere firmati digitalmente con la “chiavetta” o con la”smart card” e con l’ausilio di uno dei software (generalmente gratis ed agevolmente reperibili su internet, quali FirmaCerta, DIKE o ARUBASIGN. Si ricorda che il pdf da utilizzare a tali fini deve essere redatto col programma di elaborazione testi e trasformazione del testo nel formato .pdf attraverso le apposite funzionalità (od anche attraverso una stampante virtuale pdf, vale a dire con un software che simula la presenza di una stampante diversa da quella fisica e che crea un file pdf “nativo” anziché uno o più fogli stampati (PDF Creator, PrimoPDF, BULLZIP etc). Una volta generato il pdf, va apposta all’atto la firma digitale dell’Avvocato notificante: il che determina la creazione di un file firmato (normalmente con estensione del nome file .p7m) deve poi essere allegato al messaggio di invio della notifica.

b) copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico ai sensi dell’art. 22 CAD: si tratta delle riproduzioni informatiche di atti originali in forma cartacea, che possono essere ottenute tramite la scansione del documento stesso. Quando si procede alla notifica di copie informatiche di atti “tradizionali”, nella relata di notifica deve essere inserita l’attestazione di conformità della copia informatica all’atto cartaceo da cui essa è tratta, ai sensi dell’art. 3-bis, comma 2, L. 53/1994, secondo le modalità stabilite dall’art. 16 undecies, comma 3 DL 179/2012;

c) Copie informatiche estratte dai registri informatici degli uffici giudiziari presso i quali è attivo il processo civile telematico (ai sensi dell’art. 16-bis, comma 9 bis, DL 179/2012). Anche in tal caso, nella relata di notifica deve essere inserita l’attestazione di conformità della copia informatica all’atto od al provvedimento presente nei registri informatici dell’ufficio giudiziario da cui esse sono state estratte, secondo le modalità stabilite dall’art. 16 undecies, comma 3 DL 179/2012;

d) duplicati informatici degli atti e dei provvedimenti presenti nei registri informatici degli uffici giudiziari da cui essi sono stati estratti. Quando si notifica un duplicato informatico, non serve alcuna attestazione di conformità, anche se conviene dichiarare nella relata di notifica che si sta procedendo alla notificazione di un duplicato.

Si segnala infine che, per l’art. 19 bis, comma 3, del Provv. 16/4/2014, “nei casi in cui l’atto da notificarsi sia l’atto del processo da trasmettere telematicamente all’ufficio giudiziario (esempio: atto di citazione), si procede ai sensi del precedente comma 1”, vale  a dire necessariamente con la notifica di un originale informatico ottenuto mediante trasformazione in pdf di un documento testuale: se quindi l’avvocato notifica un atto di citazione destinato al deposito telematico, l’atto deve essere necessariamente un pdf testuale e non potrà essere costituito, quindi, da una scansione.

Come si predispone la procura alle liti?

Quando l’atto da notificare deve essere accompagnato dalla procura alle liti, la stessa deve essere predisposta a norma dell’art. 83, comma 3, del codice di procedura civile, e quindi, alternativamente o

a) come documento informatico sottoscritto con firma digitale dal cliente controfirmata digitalmente dall’avvocato: se il cliente dell’avvocato è infatti munito di un sistema di firma digitale e sottoscrive la procura con tale mezzo, per l’ art. 21 del CAD la firma digitale oltre a dare forza probatoria al documento informatico, ex art. 2072 c.c., salvo prova contraria, riconduce l’utilizzo del dispositivo di firma al suo titolare. La firma digitale apposta a un documento elettronico equivale infatti alla propria firma analogica apposta su un foglio di carta. Nel silenzio della norma, è consigliabile – pur dubitandosi fortemente di tal necessità – che il difensore autentichi la firma digitale del cliente mediante apposizione della propria firma digitale, in modo analogo a quanto accade se il conferimento del mandato fosse stato reso su carta.

b) oppure come copia informatica tratta dalla procura rilasciata su supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e autenticata di pugno dall’avvocato. Analogamente a quanto detto per le copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico, sarà anche in tal caso indispensabile la firma digitale dell’avvocato. Poiché nel processo telematico la procura è necessariamente un atto “separato” dall’atto cui accede, è preferibile (ma non necessario) che la stessa non sia generica e che contenga richiami univoci al tipo di atto e alle parti.

Dove va scritta la relata di notifica? Come va redatta?

La relata va redatta anch’essa come documento pdf “nativo” ed è costituita da un documento informatico separato rispetto agli atti da notificare e, quindi, da formare a mente dell’art. 21 CAD con le modalità già descritte. Va inoltre sempre sottoscritta con firma digitale.

Il contenuto obbligatorio della relazione di notificazione è determinato dall’art. 3 bis, commi 4, 5 e 6, della legge 53 del 1994:

Comma 4: “Il   messaggio   deve   indicare   nell’oggetto   la   dizione: «notificazione ai sensi   della legge n. 53 del 1994».”

Comma  5:  L’avvocato redige la relazione  di  notificazione  su  documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato  al messaggio  di  posta  elettronica certificata.  La  relazione   deve contenere:

  1. il  nome,  cognome  ed  il   codice   fiscale   dell’avvocato notificante;
  2. (abrogato dal D.L. 90/2014)
  3. il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed  il codice fiscale della parte     che ha conferito la procura alle liti;
  4. il nome e cognome o la denominazione e  ragione  sociale  del destinatario;
  5. l’indirizzo di posta elettronica  certificata  a  cui  l’atto viene notificato;
  6. l’indicazione dell’elenco da cui  il  predetto  indirizzo   è stato estratto;
  7. l’attestazione di conformità di cui al comma 2”.

Comma 6: “Per le notificazioni effettuate in corso di  procedimento  deve, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo”.

Quanto all’attestazione di conformità, va ricordato che per l’art. 6 “l’avvocato o il procuratore legale, che compila la relazione o le attestazioni di cui agli articoli 3, 3-bis e 9 è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto”.

Come si procede, quindi, materialmente all’invio del messaggio PEC?

La notificazione, ai sensi dell’art. 3 bis della Legge avviene “…mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata…”, quindi le modalità pratiche di esecuzione sono le seguenti:

1) creare un messaggio PEC nel programma di posta elettronica ovvero utilizzando i servizi di Webmail dei gestori PEC;

2) compilare il campo destinatario con l’indirizzo PEC del destinatario, che – abbiamo visto – deve essere tratto da pubblici elenchi;

3) compilare l’oggetto del messaggio con la seguente dicitura obbligatoria: “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”;

4) allegare al messaggio l’atto da notificare e la relata di notificazione (secondo le prescrizioni appena ricordate)

5) se si utilizza per l’invio il servizio Webmail del proprio gestore PEC assicurarsi che sia stata scelta quale tipologia di ricevuta quella “completa”, richiesta per la validità della notificazione dall’art. 18 DM 44/2011; tale verifica non è necessaria se si invia il messaggio da un programma client quali ad esempio Outlook, Thunderbird, Outlook Express, Live Mail, Eudora, etc.): per tutti questi infatti viene automaticamente richiesta una ricevuta “completa”. Si raccomanda, comunque, di controllare eventuali impostazioni specifiche dei programmi, perché è sempre possibile che vengano introdotti aggiornamenti e che quanto appena detto cessi di rispondere a realtà.

6) invio del messaggio.

Va ancora ricordato che la firma digitale agli atti da notificare può essere apposta anche in formato PAdES, che lascia immutata l’estensione del file (pdf, perché il PAdES è compatibile solo con questo formato): i files così firmati possono essere aperti e verificati anche solo con l’utilizzo di Acrobat Reader ®.

L’estensione .p7m  identifica file sui quali è stata apposta una Firma Digitale in formato CAdES, mediante apposito software (es.: Dike, Arubasign, FirmaCerta). Una volta apposta una firma digitale, l’estensione .p7m si sommerà a quella del file originario che è stato firmato: per esempio, l’estensione .pdf.p7m indicherà un file .pdf al quale è stata apposta una Firma Digitale.

Quando si perfeziona la notifica?

La procedura di invio di un messaggio PEC comporta la ricezione di due ricevute di conferma:

– la ricevuta di accettazione, inviata dal proprio gestore PEC, che conferma la presa in carico del messaggio, e contiene i dati che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione, con l’indicazione di data ed ora dell’operazione;

– la ricevuta di avvenuta consegna, inviata dal gestore PEC del destinatario, che conferma la consegna del messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario e certifica quindi l’esatto momento della consegna (data ed ora) dell’operazione e contiene una copia integrale del messaggio inviato, compresi gli allegati.

– nell’ipotesi in cui sorgessero problemi nella consegna in casella del messaggio al destinatario, il mittente si vedrà recapitare entro 24 ore un avviso di mancata consegna con l’indicazione dei motivi del mancato buon fine.

Il comma 3 dell’art. 3 bis L. 53/94, ribadisce anche per le notificazioni via p.e.c. il principio della c.d. “doppia decorrenza”:     «La notifica si perfeziona,  per  il  soggetto  notificante,  nel  momento in cui viene generata la ricevuta  di  accettazione  prevista dall’articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento  in  cui viene  generata   la   ricevuta   di   avvenuta   consegna   prevista dall’articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68».

Il messaggio di avvenuta consegna quindi è la prova del perfezionamento della notifica e riporta tutte le indicazioni relative al momento esatto in cui la notifica si è perfezionata.

Alle notifiche via PEC si applicano i limiti ex art. 147 c.p.c.?

Il DL 179/2012 è stato modificato dall’art. 45 bis L. 11 agosto 2014 n. 114 (conversione in Legge del DL 90/2014), con l’introduzione dell’art. 16 septies. Tale norma prevede che «La disposizione dell’articolo  147  del  codice  di  procedura civile si applica anche alle  notificazioni  eseguite  con  modalità telematiche. Quando è eseguita dopo le ore 21, la notificazione si considera perfezionata alle ore 7 del giorno successivo». La Corte Costituzionale, con sentenza n. 75/2019, tuttavia è recentemente intervenuta sull’art. 16-septies citato, dichiarandolo costituzionalmente illegittimo nella parte in cui prevede che la notifica eseguita con modalità telematiche, la cui ricevuta di accettazione è generata dopo le ore 21 ed entro le ore 24, si perfeziona per il notificante alle ore 7 del giorno successivo, anziché al momento di generazione della predetta ricevuta.

Devo annotare le notificazioni PEC nel registro repertorio previsto dalla L. 53/94?

Alle notificazioni effettuate a mezzo di PEC non si applica l’obbligo di annotazione delle formalità nel registro cronologico previsto dall’art. 8 della Legge come specificamente disposto dall’ultimo comma dello stesso articolo.

Come si fornisce la prova della notificazione?

La prova della regolarità di una notificazione che avviene col mezzo telematico è necessariamente essere costituita dai files informatici del messaggio inviato: ricevuta di accettazione e ricevuta di avvenuta consegna, quest’ultima che contiene anche la  copia del messaggio inviato (postacert.eml) e gli allegati.

Tali documenti informatici, come diremo di qui a poco, sono tuttavia surrogabili (in caso di impossibilità di procedere al deposito telematico) dalle stampe analogiche dei files allegati ai messaggi di notifica, nonché dei messaggi di invio, accettazione e r.a.c., muniti in calce dell’attestazione ex art. 9, commi 1 bis ed 1 ter L. 53/94.

Le ricevute (in formato eml oppure msg) sono caratterizzate dalla presenza della firma del gestore di posta,  che attesta che quel messaggio proviene dall’ente che ha gestito la consegna del messaggio PEC e che il documento non ha subito modifiche o alterazioni: tali firme si distinguono, solitamente, per la presenza di una piccola coccarda, visibile quando il messaggio stesso viene letto con un client di posta. Cliccando su tale simbolo, infatti, vengono rivelati gli estremi della certificazione e, quindi, si ha certezza della genuinità del file.

Al fine di fornire la prova della notificazione, quindi, dovrebbe procedersi alla produzione dei suddetti file, dopo averli salvati nel formato proposto (eml, per Thunderbird; msg per MS-Outlook). Questi formati di file sono infatti suscettibili di deposito telematico a seguito delle modifiche delle specifiche tecniche introdotte dal Provvedimento DGSIA del 16/4/2014.

In alternativa – e solo nei casi i cui il deposito telematico dei files non è possibile (per es. Corte di Cassazione e Giudice di Pace (art. 9, comma 1 bis L. 53/94) – al fine di fornire quindi la prova dell’avvenuto perfezionamento della notifica, anche nell’ambito di processi solo “cartacei” si potrà comunque procedere, secondo quanto previsto dall’art. 9 della Legge 53/1994, con l’esibizione della prova della notificazione stampata su carta.

A tal fine sarà necessario stampare:

(1) il messaggio di PEC di invio della notifica;

(2) tutti gli atti allegati (ivi compresi l’atto e la relata di notifica)

(3) la ricevuta di accettazione;

(4) la ricevuta di avvenuta consegna;

Per ciascun atto notificato dovrà essere attesta la conformità degli atti sopra indicati ai documenti informatici da cui sono tratte.

Nel corpo dell’attestazione sarà opportuno evidenziare che i documenti allegati alla p.e.c. di notifica sono stati sottoscritti digitalmente. Ed infatti, il Giudice, di fronte ad una prova della notifica telematica fornita cartaceamente, non può avere certezza che (almeno) la relata di notifica sia stata sottoscritta digitalmente. Si tratta di un controllo importante, perché la mancanza della firma digitale comporta nullità della notifica che è rilevabile d’ufficio ex art. 11 L. 53/94. E’ anche vero, però, che se il Giudice dovesse avere dubbi relativamente all’esistenza o meno della sottoscrizione della relata (in quanto non attestata come sopra proposto), dovrebbe in ogni caso sollecitare il contraddittorio delle parti ex art. 101, comma 2, c.p.c. invitando, se del caso, la parte stessa ad esibire i files informatici (R.A. e RdAC).Ricordiamo che anche per tale attività si applica l’art. 6 della L. 53/94, che riconosce in capo all’avvocato, che certifica la conformità all’originale, la qualifica di pubblico ufficiale.

Per le notifiche via PEC è necessaria la marca da bollo?

Per le notificazioni telematiche ai sensi dell’art. 10, comma 1, della Legge 53/1994, come modificato dal DL 90/2014, non è dovuta l’imposta di bollo ivi prevista.