{"id":1917,"date":"2014-12-02T19:29:17","date_gmt":"2014-12-02T18:29:17","guid":{"rendered":"http:\/\/avvocatotelematico.wordpress.com\/?p=1917"},"modified":"2014-12-02T19:29:17","modified_gmt":"2014-12-02T18:29:17","slug":"la-fattura-elettronica-e-la-sua-conservazione","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/avvocatotelematico.studiolegalearcella.it\/public_html\/2014\/12\/02\/la-fattura-elettronica-e-la-sua-conservazione\/","title":{"rendered":"La fattura elettronica e la sua conservazione"},"content":{"rendered":"
*di Fabio Salomone – Avvocato del Foro di Matera<\/em><\/strong><\/address>\n

Che cos\u2019\u00e8 la \u201cFatturaPA\u201d?<\/span><\/h2>\n

\u201cLa FatturaPA \u00e8 una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633\/72 ed \u00e8 la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.<\/em><\/strong>\u201d. Tal \u00e8 la definizione rinvenibile sul sito http:\/\/www.fatturapa.gov.it<\/strong>: definizione laconica che, tuttavia, suggerisce gi\u00e0 un primo dato di fatto, ovvero che \u2013 come si vedr\u00e0 meglio di qui a poco \u2013 la fatturaPA \u00e8 una species<\/em> del pi\u00f9 ampio genus <\/em>delle fatture elettroniche.
\nEsaminando il dettato normativo contenuto nell\u2019art. 21, comma 1 del DPR 633\/72, come modificato dall’art. 1, comma 325, lett. d) legge 24 dicembre 2012 n. 228, notiamo come la fattura elettronica viene definita come quella \u201cfattura che \u00e8 stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico<\/em><\/strong>\u201d.
\nAi nostri fini, l\u2019art. 21 va rapportato con quanto disposto dall\u2019art. 39 del medesimo DPR 633\/72, intitolato \u201cTenuta e conservazione dei registri e documenti<\/strong>\u201d che prevede, al comma 3: \u201cle fatture elettroniche sono conservate in modalit\u00e0 elettronica, in conformit\u00e0 alle disposizioni del Decreto del Ministro dell\u2019Economia e delle Finanze, adottato ai sensi dell\u2019art. 21 comma 5 del Dl 7 marzo 2005, n. 82\u201d (CAD) <\/em><\/strong>rimandando ad uno o pi\u00f9 decreti del Ministro dell\u2019Economia e delle Finanze per la definizione delle modalit\u00e0 di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
\nPer complicare la comprensione della normativa fiscale in materia, il Legislatore, accanto al concetto di \u201cfattura elettronica<\/strong>\u201d, utilizza quello di \u201cfattura creata in formato elettronico<\/strong>\u201d (art. 39, comma 3 DPR 633\/72): sorge la domanda se tali denominazioni vengono utilizzate per riferirsi al medesimo atto, oppure ineriscono a due diverse tipologie di fatture. Rispondere al presente interrogativo in un modo o nell\u2019altro, ha effetti diversi sulla fatturazione elettronica, che ex art. 21 DPR 633\/72, \u201cviene emessa e ricevuta<\/strong>\u201d in formato elettronico.
\nL\u2019art. 39, infatti, nel richiamare le fatture \u201ccreate in formato elettronico\u201d, unitamente a quelle \u201ccartacee\u201d, prevede che queste possono<\/span><\/strong> essere conservate elettronicamente.
\nLa contrapposizione tra il dettato normativo di cui all\u2019art. 21 che impone un \u201cobbligo\u201d di conservazione elettronica delle fatture, sembra cozzare con quanto previsto dal successivo art. 39 che prevede una mera facolt\u00e0 di conservazione per le fatture create in formato elettronico, unitamente a quelle cartacee.
\nLa contrapposizione \u00e8 meramente apparente<\/strong>: infatti il Legislatore ha voluto distinguere, all\u2019interno della normativa fiscale, ipotesi distinte, applicando ad esse una diversa regolamentazione in ordine alla loro conservazione (obbligo versus<\/em> facolt\u00e0).
\nNon tutte le fatture create in modalit\u00e0 elettronica, infatti, possono essere considerate \u201cfatture elettroniche<\/em><\/strong>\u201d ai sensi dell\u2019art. 21: le fatture ad esempio elaborate in formato elettronico, tramite un software di contabilit\u00e0 o un elaboratore di testi, ma inviate e ricevute su carta, non sono fatture elettroniche. La medesima fattura cartacea, per\u00f2, scannerizzata, inviata e ricevuta tramite posta elettronica, pu\u00f2 essere agevolmente intesa quale fattura elettronica.
\nLa FatturaPA<\/em><\/strong>, per\u00f2, pur rientrando tra le fatture elettroniche, ha natura e caratteristiche peculiari, che ne fanno una species<\/em> rispetto al pi\u00f9 ampio genus<\/em> della fattura elettronica.
\nLa FatturaPA ha, infatti, le seguenti caratteristiche:<\/p>\n

    \n
  1. il contenuto \u00e8 rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language)<\/strong>, secondo il formato della FatturaPA. Questo formato \u00e8 l\u2019unico accettato dal Sistema di Interscambio;<\/li>\n
  2. L\u2019autenticit\u00e0 dell\u2019origine e l\u2019integrit\u00e0 del contenuto sono garantite tramite l\u2019apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;<\/li>\n
  3. la trasmissione \u00e8 vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell\u2019Indice delle Pubbliche Amministrazioni.<\/li>\n<\/ol>\n

    Quindi non tutte le fatture elettroniche possono essere utilizzate nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato, nei confronti delle quali la Legge finanziaria 2008 (Legge n.244 del 24 dicembre 2007) ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche<\/strong> \u2026 deve<\/strong> essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SDI)<\/strong>, sistema informatico di supporto al processo di ricezione e inoltro delle fatture elettroniche alle Amministrazioni destinatarie.
    \nLa fatturaPA \u00e8 quindi un file con estensione XML contenente tutti i dati relativi al soggetto emittente, al soggetto destinatario, le somme dovute, le causali del pagamento, gli estremi per il pagamento, ecc. Questo file, debitamente firmato elettronicamente, con forma digitale qualificata, viene inviato allo SDI a mezzo posta elettronica certificata per la sua analisi, verifica e, in caso di assenza di problemi, trasmissione all\u2019Amministrazione che ne dovr\u00e0 curare il pagamento, previa verifica, da parte di quest\u2019ultima, della fondatezza della richiesta medesima (il sistema infatti verifica la regolarit\u00e0 formale della fattura e non la fondatezza della richiesta di pagamento e la correttezza delle somme ivi richieste).<\/p>\n

    Sezionale unico o sezionale separato?<\/span><\/h2>\n

    La previgente dizione dell\u2019art. 4 del D.M. MEF 23 gennaio 2004, comma 2 che prevedeva \u201cIl processo di conservazione di cui al comma 1 pu\u00f2 essere limitato a una o pi\u00f9 tipologie di documenti e scritture analogici, purch\u00e9 sia assicurato l\u2019ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuit\u00e0 per ogni periodo di imposta<\/strong><\/em>\u201d ha generato una prassi interpretativa da parte dell\u2019Agenzia delle Entrate che riteneva necessaria la separazione in distinti sezionali delle registrazioni IVA relative alle fatture elettroniche da quelle relative a fatture analogiche (cartacee). La dizione \u201cnon vi sia soluzione di continuit\u00e0<\/em><\/strong>\u201d comportava l\u2019ulteriore conseguenza che qualora la fattura elettronica fosse stata redatta proseguendo la numerazione del sezionale analogico, l\u2019intera documentazione fiscale analogica e elettronica, doveva andare obbligatoriamente in conservazione sostitutiva, per non interrompere quella continuit\u00e0 logica della numerazione delle fatture prevista dalla norma.
    \nQuesta prassi veniva ritenuta logica soprattutto alla luce delle procedure di controllo che avrebbero dovuto sottoporre a controllo documenti in parte analogici ed in parte conservati in modalit\u00e0 elettronica.
    \nA seguito dell’abrogazione del DM MEF del 2004 e l’emanazione del DM MEF del 17 giugno 2014 la questione della separazione dei sezionali parrebbe essere venuta meno, cos\u00ec come non si fa pi\u00f9 alcun cenno sia ai concetti di \u201cordine cronologico\u201d <\/strong>che alla \u201ccontinuit\u00e0\u201d <\/strong>delle registrazioni. <\/strong>
    \nAttualmente, quindi, la numerazione delle fatture dovrebbe essere effettuata facendo riferimento esclusivamente al dettato contenuto nell\u2019art. 21, co. 2 del DPR 633\/72 come modificato dalla Finanziaria del 2013 (articolo 1, comma 325, lettera d della legge 24 dicembre 2012, n. 228) che prevede sul punto che:
    \n“2. La fattura contiene le seguenti indicazioni:<\/p>\n

      \n
    1. a) data di emissione;<\/li>\n
    2. b) numero progressivo che la identifichi in modo univoco<\/strong>; \u2026”<\/li>\n<\/ol>\n

      Secondo la nuova formulazione della norma, quindi, la fattura deve contenere un numero progressivo che la identifichi in modo univoco; si evidenzia inoltre che non viene pi\u00f9 espressamente menzionato l’obbligo che la numerazione progressiva sia riferita ad un anno solare.
      \nI problemi interpretativi che la dizione della norma ha generato, rispetto ad una prassi ormai consolidata riguardante la numerazione delle fatture sia analogiche che digitali, ha indotto immediatamente l\u2019Agenzia delle Entrate ad emanare la Risoluzione 1\/E del 10 gennaio 2013 per chiarire che l’identificazione univoca delle fatture \u201c\u00e8 compatibile \u2026 con qualsiasi tipologia di numerazione progressiva che garantisca l\u2019identificazione univoca della fattura, se del caso, anche mediante riferimento alla data della fattura stessa<\/em><\/strong>\u201d \u2026 \u201cAd esempio, fermo restando l\u2019obbligo di indicare in fattura la data, si ritengono ammissibili le seguenti modalit\u00e0 di numerazione progressiva all\u2019interno di ciascun anno solare: Fatt. n. 1, Fatt. n. 2 \u2026; Fatt. n. 1\/2013 (oppure n. 2013\/1), Fatt. n. 2\/2013 (oppure n. 2013\/2) \u2026\u201d. <\/em>
      \nL\u2019interpretazione letterale della norma fa intendere che non solo non esista pi\u00f9 l\u2019obbligo di distinguere i sezionali analogici da quelli elettronici, ma soprattutto che sia venuto meno anche l\u2019obbligo di portare in conservazione sostitutiva<\/strong> la fatturazione analogica unitamente a quella elettronica, qualora quest\u2019ultima fosse stata emessa con numerazione collegata a quella cartacea.
      \nSar\u00e0 interessante verificare come la prassi dell\u2019Agenzia delle Entrate vorr\u00e0 intendere queste nuove disposizioni, soprattutto con riferimento alla conservazione sostitutiva della documentazione fiscale, genericamente intesa, ovvero non limitata al solo argomento \u201cfatturazione elettronica\u201d.<\/p>\n

      La \u201cconservazione\u201d della fattura elettronica<\/span><\/h2>\n

      La fatturaPA, cos\u00ec come in generale la fattura elettronica e come del resto qualunque altra fattura, deve essere conservata<\/strong>.
      \nLa natura \u201celettronica\u201d del documento impone tuttavia particolari modalit\u00e0 di conservazione: secondo quanto previsto dall\u2019art. 39, la fattura elettronica deve essere conservata \u201cin modalit\u00e0 elettronica<\/span><\/em><\/strong>\u201d<\/strong>.
      \nChe cosa significa questo?\u00a0 Diciamo subito che le fatture elettroniche non possono essere conservate in modalit\u00e0 analogica, ovvero mediante stampa delle stesse su supporto cartaceo<\/strong>. Tale modalit\u00e0 \u00e8 infatti palesemente contra legem<\/em>.
      \nLa normativa fiscale (art. 39 DPR 633\/72) rinvia infatti al CAD ed a regolamenti ministeriali: \u201cLe fatture elettroniche sono conservate in modalit\u00e0 elettronica, in conformit\u00e0 alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’<\/span>articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82<\/a><\/span><\/em>\u201d e sorge quindi il problema di comprendere in quale maniera la normativa fiscale si coordini con le regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) e come la normativa regolamentare in materia di conservazione (Decreto MEF 17 giugno 2014) vada ad influire sulle concrete modalit\u00e0 di conservazione delle fatture emesse in favore delle Amministrazioni dello Stato.
      \nLe modalit\u00e0 di conservazione, quindi, non sono libere<\/strong>, ma debbono seguire, ai sensi del citato art. 39, le prescrizioni di cui al D.M. 17\/06\/2014 (che ha sostituito il precedente D.M. del 23\/01\/2004), intitolato \u201cModalit\u00e0 di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto<\/em><\/strong>\u201d.
      \nEsaminiamo ora in cosa consistono tali modalit\u00e0.<\/p>\n

      Autenticit\u00e0, integrit\u00e0, leggibilit\u00e0<\/span><\/h2>\n

      L\u2019art. 2 del DM MEF 17\/06\/2014<\/strong> prevede al comma 1 che \u201cai fini tributari, la formazione, l\u2019emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l\u2019esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche<\/span><\/strong> adottate ai sensi dell\u2019art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, e dell\u2019art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica<\/em>\u201d.
      \nLe regole tecniche, come detto, sono quelle dettate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014 \u2013 Supplemento Ordinario n. 20. \u00a0Tali regole vanno coordinate con quanto dispone il comma 3, quarto periodo, dell\u2019art. 21 del D.P.R. 633\/72 secondo cui \u201cIl soggetto passivo assicura l\u2019autenticit\u00e0 dell’origine, l\u2019integrit\u00e0 del contenuto e la leggibilit\u00e0 della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticit\u00e0 dell’origine ed integrit\u00e0 del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l\u2019autenticit\u00e0 dell’origine e l\u2019integrit\u00e0 dei dati.<\/em><\/strong>\u201d
      \nAi fini della conservazione, per rispettare il dettato di cui all\u2019art. 21, il soggetto passivo deve assicurare:<\/p>\n

        \n
      1. l\u2019autenticit\u00e0 dell\u2019origine<\/strong><\/li>\n
      2. l\u2019integrit\u00e0 del contenuto<\/strong><\/li>\n
      3. la leggibilit\u00e0 della fattura<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

        Questi tre requisiti debbono perdurare per tutto l\u2019intero processo di conservazione della fattura<\/strong>, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. L\u2019art. 21 si riferisce genericamente alla \u201cfattura\u201d <\/strong>tout court<\/em>: la mancanza di aggettivazione rende la norma applicabile sia alla fatturazione elettronica che a quella cartacea.
        \nI tre requisiti possono<\/strong> essere garantiti mediante:<\/p>\n

          \n
        1. sistemi di controllo di gestione,<\/li>\n
        2. ovvero tramite firma elettronica qualificata <\/strong>o digitale<\/li>\n
        3. ovvero mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica di dati<\/li>\n
        4. ovvero mediante altre tecnologie<\/strong> comunque idonee a garantire l\u2019autenticit\u00e0 dell\u2019origine e integrit\u00e0 dei dati.<\/li>\n<\/ol>\n

          La norma adotta una formulazione \u201caperta\u201d, non indica cio\u00e8 una particolare preferenza per uno dei mezzi ivi indicati, ma si limita ad indicare possibili<\/strong> (e come tali non vincolanti<\/strong>) metodi, atti comunque a garantire l\u2019osservanza della regola: non importa quale mezzo si utilizzi, purch\u00e9 questo garantisca l\u2019autenticit\u00e0 del documento, la sua integrit\u00e0 e la sua leggibilit\u00e0<\/strong>. Stando cos\u00ec le cose, la elencazione formulata dall\u2019art. 21 deve intendersi sicuramente meramente esemplificativa; la indicazione espressa per\u00f2 dei tre metodi, consente di poter sostenere che essi legittimamente possono ritenersi strumenti idonei alla perfetta esecuzione dell\u2019obbligo di cui all\u2019art. 21: l\u2019uso della firma elettronica qualificata, in altri termini, garantisce pienamente le esigenze previste dalla norma<\/strong>.
          \nL\u2019apposizione della firma digitale sulla fattura, ed in generale su un qualsiasi documento, consente inoltre di comprovare oltre ogni ragionevole dubbio l\u2019identit\u00e0 del soggetto che lo ha emesso (autenticit\u00e0<\/strong>); consente altres\u00ec di attestarne la mancata alterazione (integrit\u00e0<\/strong>).
          \nUn discorso a parte va fatto per il requisito della leggibilit\u00e0<\/strong>. Esso infatti, non pu\u00f2 essere collegato direttamente alla firma digitale (ma neanche agli altri metodi indicati dalla norma): in mancanza di una espressa precisazione del suo contenuto da parte del Legislatore nell\u2019art. 21, va sicuramente collegato alla idoneit\u00e0 del documento ad essere aperto <\/strong>su qualunque piattaforma, senza problemi di compatibilit\u00e0 tra sistemi operativi o software. Parrebbe quindi corretto ritenere che la norma imponga una regola generale riferibile al mero \u201cformato\u201d del documento, con una sorta di rinvio implicito ai c.d. formati standard.
          \nNel caso specifico della \u201cFatturaPA\u201d, l\u2019adozione del formato .XML consente di ritenere osservata anche questa esigenza primaria nell\u2019ambito della conservazione dei documenti fiscali, in quanto i file XML contengono semplice \u201ctesto marcato\u201d capace di interagire con applicazioni molto differenti tra loro, garantendo cos\u00ec la portabilit\u00e0 del file su pi\u00f9 sistemi operativi e su diversi software, riducendo cos\u00ec il rischio della obsolescenza del documento informatico.
          \nA conferma di quanto appena detto sta la definizione di \u201cleggibilit\u00e0<\/strong>\u201d contenuta nelle Regole Tecniche in materia di conservazione di cui al DPCM 3 dicembre 2013: \u00abinsieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l\u2019intero ciclo di gestione dei documenti<\/strong><\/em>\u00bb. Occorre quindi che il formato digitale utilizzato per la conservazione dei documenti informatici, ai fini fiscali, debba garantire, per tutta la durata del processo di conservazione, l\u2019accessibilit\u00e0 e fruibilit\u00e0 al contenuto del documento stesso: il formato XML come detto rispetta, quindi, perfettamente i canoni normativi e regolamentari.<\/p>\n

          L\u2019accesso automatizzato, stampa e copia<\/span><\/h2>\n

          L\u2019art. 39 del DPR 633\/72, ancora, prevede che \u201cil soggetto passivo \u2026 assicura, per finalit\u00e0 di controllo, l\u2019accesso automatizzato<\/strong> all\u2019archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuto, compresi quelli che garantiscono l\u2019autenticit\u00e0 e l\u2019integrit\u00e0 delle fatture di cui all\u2019art. 21, comma 3, siano stampabili<\/strong> e trasferibili<\/strong> su altro supporto informatico<\/em>\u201d.
          \nQuesta norma indica ulteriori requisiti per una corretta conservazione delle fatture elettroniche:<\/p>\n

            \n
          1. la metodologia utilizzata deve garantire \u201cl\u2019accesso automatizzato all\u2019archivio<\/strong>\u201d ovvero deve consentire l\u2019elaborazione elettronica dello stesso da parte di un computer, attraverso un software di controllo. Da qui l\u2019esigenza di utilizzare, per la redazione dei documenti fiscali, uno standard capace di essere letto ed utilizzato senza limitazioni di sistema: ancora una volta il formato .XML pare da solo idoneo a garantire tale possibilit\u00e0. Il concetto di \u201caccesso automatizzato\u201d <\/strong>altro non \u00e8 se non l\u2019astratta possibilit\u00e0 che i sistemi informatici siano comunque in grado di poter elaborare i dati e le informazioni contenuti nella documentazione fiscale oggetto di conservazione, a prescindere dalla fisica visibilit\u00e0 per l\u2019occhio umano o per la relativa agevole comprensibilit\u00e0, come quando si accede ad una documentazione cartacea.<\/li>\n
          2. Tutti i dati contenuti nella documentazione fiscale, ivi compresi quelli relativi alla garanzia dell\u2019autenticit\u00e0 e integrit\u00e0 (e quindi quelli relativi alla firma digitale\/marca temporale) devono poter essere stampati<\/strong>;<\/li>\n
          3. Gli stessi dati debbono poter essere trasferiti<\/strong>, con le medesime caratteristiche di integrit\u00e0 e autenticit\u00e0 (e quindi muniti di firma digitale e marca temporale) su un altro supporto informatico (cd, dvd, penna usb, ecc.).<\/li>\n<\/ol>\n

            Il luogo di conservazione<\/span><\/h2>\n

            L\u2019archivio delle fatture ed in genere dei documenti fiscali pu\u00f2 essere situato, per espressa previsione normativa (art. 39, comma 3 DPR 633\/72) anche all\u2019estero<\/strong>: \u201cil luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonch\u00e9 dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, pu\u00f2 essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza<\/strong><\/em>\u201d. Il concetto di \u201cassistenza\u201d riguarda la facolt\u00e0 di esercizio della potest\u00e0 amministrativa tributaria transfrontaliera, nel senso che la conservazione dei documenti in territorio straniero non deve costituire impedimento all\u2019accesso e all\u2019acquisizione dei documenti fiscali oggetto di conservazione.<\/p>\n

            Il \u201csistema di conservazione\u201d<\/span><\/h2>\n

            Nel nostro ordinamento manca del tutto una definizione esaustiva di sistema di conservazione<\/strong>, il che rende difficilissima l\u2019interpretazione e la conseguente applicazione della norma.
            \nNell\u2019allegato 1 del DPCM 3 dicembre 2013, contenente le \u201cRegole tecniche in materia di sistema di conservazione\u201d \u00e8 presente una definizione di sistema di conservazione<\/strong>, inteso quale \u00absistema di conservazione dei documenti informatici di cui all\u2019art. 44 del Codice (CAD)\u00bb<\/em><\/strong>: il riferimento per\u00f2 all\u2019art. 44 del CAD non ci aiuta a comprendere il senso del sistema di conservazione, in quanto la norma, a ben vedere, si occupa solo dei requisiti funzionali della conservazione (identificazione, autenticit\u00e0, leggibilit\u00e0, reperibilit\u00e0 dei documenti, ecc.<\/em>), senza entrare nel merito della conservazione: essa, in altri termini, non fornisce alcun elemento utile a comprendere come \u00e8 strutturata concretamente una conservazione a norma.
            \nPiuttosto, \u00e8 interessante rilevare che la norma, focalizzata sulle finalit\u00e0 della conservazione, parrebbe dettare solo un principio generale, ovvero quello di stabilire che \u00e8 consentito l\u2019utilizzo di qualsiasi strumento che sia comunque in grado di rispettare i requisiti previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione dei documenti fiscali.
            \nA conferma di ci\u00f2, l\u2019art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 recita: \u00ab\u2026 il sistema di conservazione assicura \u2026 la conservazione, tramite l\u2019adozione di regole, procedure e tecnologie<\/span>, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0, reperibilit\u00e0 \u2026\u00bb.<\/em><\/strong>
            \nI requisiti richiesti dalla norma, quindi, sono meramente funzionali e non strumentali: l\u2019importante non \u00e8 come si attua la conservazione, ma che essa risponda alle esigenze individuate dal Legislatore<\/span><\/strong>, purch\u00e9 ci\u00f2 avvenga nel rispetto delle Regole Tecniche sulla conservazione. In altri termini, il legislatore non indica nel dettaglio \u201ccome\u201d conservare: si limita ad indicare \u201ccosa\u201d conservare e quali finalit\u00e0 deve perseguire la conservazione in punto di possibilit\u00e0 di reperire i documenti informatici conservati e di avere certezza circa la relativa integrit\u00e0, affidabilit\u00e0 e leggibilit\u00e0.<\/p>\n

            \u00c8 possibile ipotizzare una conservazione \u201cdomestica\u201d della fatturazione elettronica?<\/span><\/h2>\n

            Le Regole Tecniche sulla conservazione dei documenti informatici sono sicuramente complesse e necessitano sicuramente di uno strumento informatico per la organizzazione dei dati da conservare. \u00a0Da ci\u00f2 consegue che l\u2019attivit\u00e0 di conservazione non pu\u00f2 prescindere dall\u2019utilizzo di un software capace di elaborare i documenti portati in conservazione, ma non \u00e8 detto che il servizio di conservazione debba necessariamente essere svolto in modalit\u00e0 outsourcing<\/em>.<\/p>\n

            Il Decreto MEF del 17 giugno 2014<\/span><\/h2>\n

            Una chiave di lettura possibilista la si trova nel Decreto del Ministero dell\u2019Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, intitolato \u201cModalit\u00e0 di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto<\/em><\/strong>\u201d.
            \nL\u2019art. 3, intitolato \u201cConservazione dei documenti fiscali, ai fini della loro rilevanza fiscale<\/strong>\u201d, prevede che:<\/p>\n

              \n
            1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:<\/em><\/li>\n
            2. a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilit\u00e0;<\/em><\/li>\n
            3. b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.<\/em><\/li>\n
            4. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.<\/em><\/li>\n
            5. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti \u00e8 effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4\u2010ter, del decreto\u2010legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.<\/em><\/li>\n<\/ol>\n

              Se le Regole tecniche appaiono complesse e articolate, l\u2019art. 3 sembra semplificare notevolmente il livello degli adempimenti \u201cminimi\u201d, atti comunque ad assolvere gli obblighi normativi.
              \nInfatti, accanto al generale obbligo di rispetto contenuto nel comma 1 dell\u2019art. 3, il comma 2 stabilisce uno standard minimo di obbligo che comunque va rispettato da chi intenda attuare il processo di conservazione: questo deve garantire almeno l\u2019espletamento delle \u201cfunzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni<\/em>\u201d sulle voci \u201ccognome\u201d, \u201cnome\u201d, \u201cdenominazione\u201d, \u201ccodice fiscale\u201d, \u201cpartita IVA\u201d, \u201cdata\u201d. <\/em>L\u2019architettura utilizzata per la conservazione dei documenti, deve consentire, oltre alla ricerca semplice, anche quella per \u201cassociazioni logiche\u201d<\/em>, ad esempio denominazione + data<\/em><\/strong>, cognome + partita IVA<\/em><\/strong>: in buona sostanza dovrebbe consentire l\u2019utilizzo degli operatori booleani nell\u2019espletamento dell\u2019attivit\u00e0 di ricerca, al fine di restringere i risultati a quelli effettivamente utili nell\u2019attivit\u00e0 di verifica.
              \nL\u2019art. 3, inoltre, aggiunge un dato molto importante che non \u00e8 presente nelle disposizioni sin qui esaminate: ovvero l\u2019obbligo di apporre al pacchetto di archiviazione un riferimento temporale opponibile ai terzi<\/strong>, ovvero una marca temporale, in modo da \u201cchiudere\u201d temporalmente ed in maniera definitiva il processo di conservazione di un determinato pacchetto di fatture.
              \nL\u2019art. 3 comma 1, lettera a) comunque richiama le regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013, per cui occorre, per chiudere il ragionamento, verificare se queste frappongano tali e tanti ostacoli alla creazione di un sistema di conservazione inhouse<\/em>, tanto da giustificare l\u2019affidamento in outsourcing del processo di conservazione della documentazione fiscale, in particolare delle fatture elettroniche.<\/p>\n

              Le Regole Tecniche<\/span><\/h2>\n

              L\u2019art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 fornisce alcune informazioni utili al nostro interrogativo.
              \nInnanzitutto indica chiaramente che accanto ai documenti informatici <\/strong>ed amministrativi informatici e al fascicolo informatico (questi ultimi<\/em> riguardanti pi\u00f9 specificamente la Pubblica Amministrazione ed il protocollo informatico della PA<\/em>), che dovranno essere oggetto di archiviazione, il sistema deve prevedere la creazione e l\u2019inserimento<\/strong> nel pacchetto di conservazione, dei \u201cmetadati\u201d associati ai medesimi documenti<\/strong>, i cui all\u2019allegato 5 del Decreto.
              \nCosa sono i \u201cmetadati\u201d?
              \nTecnicamente il metadato \u00e8 un insieme di informazioni che agevolano la funzione di archiviazione e di ricerca, possono essere descrittivi, gestionali e strutturali: \u201cNel mondo digitale, data la labilit\u00e0 dell\u2019informazione elettronica, questi tipi di metadati assumono un\u2019importanza preponderante ai fini della conservazione permanente degli oggetti digitali: essi possono documentare i processi tecnici associati alla conservazione permanente, fornire informazioni sulle condizioni e i diritti di accesso agli oggetti digitali, certificare l\u2019autenticit\u00e0 e l\u2019integrit\u00e0 del contenuto, documentare la catena di custodia degli oggetti, identificarli in maniera univoca<\/em>\u201d (Fonte: Wikipedia<\/em><\/strong>)
              \nL\u2019allegato 5 al DPCM 3\/12\/2013 indica 3 tipologie di \u201cmetadati minimi\u201d da inserire in uno o pi\u00f9 file xml da collegare ai medesimi documenti:<\/p>\n

                \n
              1. Quelli relativi al documento informatico;<\/li>\n
              2. Quelli relativi al documento amministrativo informatico<\/li>\n
              3. Quelli relativi al fascicolo informatico o all\u2019aggregazione documentale informatica.<\/li>\n<\/ol>\n

                Metadati minimi del documento informatico<\/span><\/h2>\n