Illustriamo nel presente articolo una funzionalità che può essere adoperata da noi Avvocati per rendere più agevole il lavoro dei Giudici soprattutto quando si tratta di sottoporre loro scritti difensivi che richiamino documenti ad essi allegati.
Si tratta, se vogliamo, di una norma di “galateo informatico” che giova , al tempo stesso, anche a noi Avvocati ed alla chiarezza espositiva dei nostri scritti, permettendo al Giudice un controllo “in tempo reale” dei documenti e rendendo al tempo stesso più efficaci le nostre esposizioni.
Parliamo dei c.d. “collegamenti ipertestuali” che si possono inserire nell’atto principale e/o in un foliario.
Il collegamento ipertestuale è un rinvio da un’unità informativa su supporto digitale ad un’altra: nel nostro specifico caso, da un file (atto principale) ad altri file (allegati).
Per realizzare tale semplice operazione bisogna anzitutto creare un cartella in cui inserire tutti i documenti che andranno depositati telematicamente, e dunque l’atto principale (PDF Nativo) ed i relativi allegati.
Nell’esempio che segue provvederemo ad inserire collegamenti ipertestuali in un decreto ingiuntivo.
A) CREAZIONE CARTELLA
La prima operazione è creare una cartella, in cui inserire l’atto principale che intendiamo depositare con i relativi allegati.
L’atto principale deve essere in formato word: si suggerisce l’utilizzo di MSWord che “assolutizza” i links ipertestuali, rendendoli fruibili anche nel caso di spostamento del percorso dei documenti informatici da un pc all’altro.
Per maggiore chiarezza, se i documenti si trovano sul nostro pc nel percorso “C:\Users\Avvocato\Documenti\”, una volta scaricati dal Giudice, attraverso la Consolle Magistrato, avranno inevitabilmente un diverso percorso: orbene, MsWord riesce a rendere irrilevante questa variazione ed a permettere la lettura degli allegati anche se il percorso finale dei files sul PC del Magistrato sarà diverso.
Nel nostro esempio avremo un decreto ingiuntivo con allegati assegni e certificati di avvenuto protesto.
B) INSERIMENTO COLLEGAMENTO IPERTESTUALE
A questo punto possiamo aprire il file dell’atto principale ed inserire i collegamenti ipertestuali.
Clicchiamo su “Inserisci” e quindi su “Collegamento ipertestuale”.
Si aprirà una successiva schermata, in cui si dovranno semplicemente indicare: A) il testo cui applicare il collegamento ipertestuale (nel nostro esempio “All.4”); 2) Il percorso in cui si trova il file a cui rinviare.
Premere quindi su OK.
A questo punto abbiamo creato il collegamento ipertestuale per l’allegato n. 4.
Adoperando tale modus operandi, metteremo in condizione chi leggerà il nostro decreto ingiuntivo (Magistrato e/o controparte) di cliccare, ad esempio, su “All. 4” per poter visionare direttamente il richiamato documento allegato, che nel nostro esempio è il “Certificato di avvenuto protesto”.
L’operazione di cui sopra va ripetuta per ogni documento.
Il passaggio successivo sarà quello di trasformare il nostro documento word in formato pdf nei modi consueti (“Salva con nome” da word o con una stampante virtuale): i links saranno evidenziati in blue e saranno “cliccabili” anche nel formato pdf.
Il nostro atto è quindi pronto per il deposito, insieme agli allegati.
C) COLLEGAMENTO IPERTESTUALE DA FOLIARIO
L’operazione del collegamento ipertestuale può essere fatta con un “foliario” che, nella pratica del PCT è diventato pressoché obsoleto ma con la possibilità di “linkare” file esterni potrebbe avere nuova ragione di essere.
Procediamo dunque nella stessa maniera vista in precedenza : creiamo cioè il nostro foliario in formato word e predisponiamo una cartella in cui inserire questo e tutti i file da esso richiamabili
Selezioniamo poi dal foliario ad esempio il documento di cui al punto 7 e andiamo a cliccare “inserisci” e poi “collegamento ipertestuale”; visualizzeremo un’immagine come qui sotto riportata:
A questo punto, creato il collegamento ipertestuale, quando si andrà a cliccare sul punto 7 del foliario in automatico verrà visualizzato il relativo documento e cioè nel nostro caso un decreto di omologa.
Potremo poi convertire il foliario in pdf senza che il nuovo file perda la caratteristica di poter accedere ai collegamenti ipertestuali.
D) CONSIDERAZIONI FINALI SUI C.D. ELEMENTI ATTIVI
Un’ultima considerazione va fatta sulla ammissibilità nei depositi telematici degli elementi attivi quali appunto i collegamenti ipertestuali.
Una prima lettura delle regole tecniche aveva indotto i primi interpreti a ritenere che il divieto di “elementi attivi” nell’atto principale si estendesse anche ai links ipertestuali.
Alla luce della crescente “alfabetizzazione” telematica degli avvocati, dell’esperienza sul campo e dei chiarimenti ricevuti dal DGSIA, tale norma può essere rivista in un’ottica meno restrittiva.
Si può tranquillamente affermare che l’assunto di cui all’Art. 11 DM 44/2011 (L’atto del processo in forma di documento informatico è privo di elementi attivi ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all’articolo 34) vada inteso nel senso che non sono ammessi macro o campi che possano pregiudicare la sicurezza (es. veicolare virus) e alterare valori quando il file viene aperto. Pertanto sono pacificamente ammessi:
- a) le figure all’interno del testo sono ammesse;
- b) i link e gli indirizzi mail sono ammessi, non essendo considerati “elementi attivi”.
Tuttavia è opportuno far presente che la Consolle Magistrato evidenzia l’esistenza di links con un avviso non bloccante (barra rossa): tale avviso non appare se i links sono risolti dal collegamento con documenti allegati alla stessa busta.
E) IMPOSTAZIONE DI ACROBAT READER PER L’APERTURA DEGLI ALLEGATI LINKATI
Si ricorda che Acrobat Reader potrebbe avere preimpostata un’opzione di protezione che impedisce l’apertura degli allegati.
Se cliccando su un link si verifica la mancata apertura dell’allegato corrispondente, procedere nel seguente modo:
a) Aprire un qualunque documento PDF con Acrobat Reader
b) Selezionare “Modifica” e “Protezione avanzata”
c) Deselezionare i segni di spunta dalle caselle come da immagine
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