LE NOTIFICAZIONI A MEZZO PEC DELL’AVVOCATO PENALISTA

Scarica qui il PDF

Sommario

1. Premessa. 2
2. Le novità normative introdotte con la riforma “Cartabia” in materia di notificazioni a mezzo PEC dell’avvocato penalista. 2
3. I “pubblici elenchi”. 7
4. L’esecuzione di una notificazione a mezzo PEC: profili pratici 9
5. Il deposito della prova dell’avvenuta notificazione a mezzo PEC: profili pratici 11

1.      Premessa

La riforma “Cartabia” ha, forse un po’ in sordina, introdotto due norme che, tuttavia, hanno un elevato impatto nell’ambito delle attività processuali dell’avvocato.

Si tratta:

1. dell’art. 152 c.p.p., novellato dall’art. 10, co. 1, lettera c) del decreto-legislativo 10 ottobre 2022, n. 150;
2. dell’art. 56-bis att. c.p.p., introdotto dall’art. 41, co. 1, del decreto-legislativo 10 ottobre 2022, n. 150.

Come noto, la disciplina contenuta nella Legge 21 gennaio 1994, n. 53, si riferisce alle sole “notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali” degli avvocati, ed era inizialmente dettata per le sole notificazioni mediante consegna diretta “da difensore a difensore” e per quelle postali. Successivamente, tale legge fu modificata con l’art. 4 del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, con il quale fu introdotto l’art. 3-bis, che disciplina le notificazioni dell’avvocato a mezzo della posta elettronica certificata. La norma entrò di fatto in vigore solo il 16 maggio 2013 a seguito della modifica dell’art. 18 del d.m. 44/2011 ad opera del d.m. 48/2013.

Come detto, la previsione contenuta nell’art. 1 della Legge n. 53/1994 lasciava fuori dall’ambito di operatività dell’intero provvedimento normativo la materia penale, di tal che l’art. 152 c.p.p. e l’art. 56-bis disp. att. c.p.p. vanno a colmare proprio tale vuoto.

2.      Le novità normative introdotte con la riforma “Cartabia” in materia di notificazioni a mezzo PEC dell’avvocato penalista

2.1      L’art. 152 del codice di rito penale è stato modificato, come detto, dall’art. 10, co. 1, lettera c) del decreto-legislativo 10 ottobre 2022, n. 150, che ha soppresso le parole “dall’invio di copia dell’atto” e sostituito le stesse con le parole “dalla notificazione con modalità telematiche eseguita dal difensore a mezzo di posta elettronica certificata o altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato ovvero dall’invio di copia dell’atto in forma di documento analogico”. All’esito di tale novella, resta pertanto intatta la possibilità per il difensore di effettuare la notificazione mediante l’invio di una copia del documento oggetto di notifica con una raccomandata con avviso di ricevimento, così come resta sempre possibile la notificazione a mezzo ufficiale giudiziario. Qualora l’avvocato opti, tuttavia, per la notificazione a mezzo PEC, dovranno essere osservate le formalità previste dall’art. 56-bis disp. att. c.p.p., norma quest’ultima introdotta dall’art. 41, D.lgs. 150/2022.

L’elevato impatto di cui si diceva nella premessa dipende essenzialmente dal fatto che la notifica a mezzo PEC si fa preferire per l’estrema rapidità con la quale può essere eseguita e per i suoi effetti sostanzialmente immediati. D’altra parte, alcune fattispecie concrete ne suggeriscono l’utilizzo in ragione dell’urgenza che è ad essi connaturata. Si pensi, ad esempio, all’ipotesi prevista dall’art. 299, co. 3, c.p.p., vale a dire all’obbligo di previa notifica alle persone offese, a pena dell’inammissibilità, delle istanze de libertate che vengano proposte nell’ambito dei procedimenti aventi ad oggetto delitti commessi con violenza alla persona, istanze che sono naturaliter caratterizzate dall’urgenza.

Al riguardo, va osservato che, ante riforma Cartabia, vigeva il principio secondo cui «In tema di misure cautelari, ai fini della ammissibilità della richiesta di revoca o di sostituzione del provvedimento applicato nei procedimenti per reati commessi con violenza alla persona, è valida la notifica tramite posta elettronica effettuata, ai sensi dell’art. 299, comma 4-bis, c.p.p., dal difensore dell’imputato a quello della persona offesa, essendo l’utilizzo di tale mezzo giustificato dalle esigenze di celerità della trattazione dell’istanza de libertate e privo di incompatibilità sistematiche con le disposizioni del processo penale telematico, in quanto rende effettive le facoltà processuali riconosciute alla parte, senza sacrifici per altri interessi contrastanti» (Cassazione penale sez. V, 03/07/2020, n.23127; cfr. anche Cassazione penale sez. II, 22/07/2020, n.26506). Tali pronunce, che valorizzano il generale il principio di libertà delle forme e del raggiungimento dello scopo, sono messe in discussione proprio dalla riforma “Cartabia” e dai requisiti formali e sostanziali che la stessa ha introdotto in punto di notificazioni telematiche dell’avvocato. Le quali, lungi dall’essere fine a sé stesse, mirano a garantire profili di certezza contenutistica degli atti notificati e di individuazione dei destinatari delle notificazioni medesime.

L’art. 56-bis prevede testualmente:

«1. La notificazione con modalità telematiche è eseguita dal difensore a mezzo di posta elettronica certificata o altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato a un domicilio digitale risultante da pubblici elenchi, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. La notificazione può essere eseguita esclusivamente utilizzando un domicilio digitale del notificante risultante da pubblici elenchi.

2. L’avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale o altra firma elettronica qualificata ed allegato al messaggio inviato con le modalità di cui al comma 1. La relazione deve contenere: a) il nome e il cognome dell’avvocato notificante; b) il nome e il cognome della parte che lo ha nominato o nel cui interesse è stato nominato; c) il nome e cognome del destinatario; d) il domicilio digitale a cui l’atto viene notificato; e) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto domicilio digitale è stato estratto; f) l’ufficio giudiziario, l’eventuale sezione e il numero del procedimento.
3. Quando l’atto da notificarsi è redatto in forma di documento analogico, l’avvocato provvede ad estrarne copia informatica, sulla quale appone attestazione di conformità nel rispetto delle modalità previste per i procedimenti civili.
4. Ai fini previsti dall’articolo 152 del codice, il difensore documenta l’avvenuta notificazione dell’atto con modalità telematiche depositando in cancelleria il duplicato informatico o la copia informatica dell’atto inviato, unitamente all’attestazione di conformità all’originale, la relazione redatta con le modalità di cui al comma 2, nonché le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna generate dal sistema».

2.2      Volendo schematizzare, la norma appena trascritta contiene le seguenti previsioni:

1. MODALITÀ DI ESECUZIONE

• La notifica va eseguita tramite PEC o altro servizio di recapito elettronico certificato qualificato
• Il destinatario deve avere un domicilio digitale presente in “pubblici elenchi”
• Il notificante deve utilizzare un proprio domicilio digitale risultante da “pubblici elenchi”.
• Il rinvio alla “normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici” implica che si debba tener conto delle norme contenute nel codice dell’amministrazione digitale (D.lgs. 82/2005), del d.m. 44/2011, concernente le Regole tecniche dettate per il processo civile e penale telematico, del d.p.r. 68/2005, recante la disciplina sulla posta elettronica certificata e delle relative regole tecniche, dettate dal decreto 2 novembre 2005.

2. LA RELAZIONE DI NOTIFICAZIONE

La relata di notifica deve essere:

• redatta su documento informatico separato in formato PDF
• sottoscritta con firma digitale/elettronica qualificata
• allegata al messaggio PEC
• contenere obbligatoriamente:
  • Dati dell’avvocato notificante
  • Dati della parte rappresentata
  • Dati del destinatario
  • Domicilio digitale di notifica
  • Elenco pubblico di riferimento
  • Riferimenti del procedimento

3. MODALITÀ DI ESECUZIONE

• La notifica va eseguita tramite PEC o altro servizio di recapito certificato qualificato
• Il destinatario deve avere un domicilio digitale presente in pubblici elenchi
• Il notificante deve utilizzare un proprio domicilio digitale risultante da pubblici elenchi

4. NOTIFICA DI ATTI ANALOGICI

Quando oggetto della notificazione sia un documento in formato analogico (cartaceo):

• • È necessaria l’estrazione di copia informatica (scansione) dell’atto o del provvedimento;
  • È necessario attestare di conformità sulla copia del documento (“sulla quale”), secondo le norme processuali civili.

5. DOCUMENTAZIONE DELL’AVVENUTA NOTIFICA

Ai fini della documentazione dell’avvenuta notifica, va depositato in cancelleria:

• il duplicato o la copia informatica dell’atto inviato munita dell’attestazione di conformità all’originale
• la relazione di notificazione
• le ricevute PEC di accettazione e di consegna.

2.3    Rispetto alla normativa vigente nel processo civile, amministrativo ed in materia stragiudiziale, la principale differenza consiste nella collocazione topografica dell’attestazione di conformità.  Colà è obbligatorio inserirla nella relata di notifica, mentre nel processo penale l’attestazione va apposta nello stesso documento oggetto di notifica, che dovrà pertanto essere firmato digitalmente, al pari della relata di notifica.

Resta, però, da chiarire la portata del rinvio, contenuto nel comma 3, alle “modalità previste per i procedimenti civili”, sussistendo un’apparente contraddizione tra la previsione che impone l’inserimento dell’attestazione nel documento da notificare e le disposizioni in vigore nel rito civile (art. 196-undecies, co. 3, disp. att. c.p.c.), che prevedono l’inserimento dell’attestazione in un documento separato dall’atto, vale a dire nella relata di notifica. Poiché, però, la norma fa riferimento alle “modalità” di attestazione e stante il chiaro disposto dell’art. 56-bis relativo alla collocazione dell’attestazione, si deve ritenere che il rinvio si riferisca all’art. 196-undecies, comma 2, disp. att. c.p.c., che disciplina le attestazioni diverse da quelle relative alle notificazioni civili («L’attestazione di conformità di una copia informatica è apposta nel medesimo documento informatico») nonché, al comma 4 della citata norma civilistica, a mente della quale «I soggetti che compiono le attestazioni di conformità previste dagli articoli 196-octies, 196-novies e 196-decies, dal codice e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, sono considerati pubblici ufficiali ad ogni effetto».

Ne discende che l’avvocato che esegua una notificazione a mezzo posta elettronica certificata è considerato pubblico ufficiale anche quando la notificazione si riferisca ad un procedimento penale.

3.      I “pubblici elenchi”

L’art. 56-bis prevede che sia il notificante che il destinatario debbano essere muniti di un indirizzo PEC “risultante da pubblici elenchi”. Vediamo che cosa significa.

Per l’art. 16-ter, d.l. 179/2012, «a decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa, contabile e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 6-bis, 6-quater e 62 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dall’articolo 16, comma 12, del presente decreto, dall’articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, nonché il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal Ministero della giustizia». Se la L. 53/1994 disciplina, quindi, solo le notificazioni dell’avvocato in ambito civile, amministrativo e stragiudiziale, la norma relativa ai pubblici elenchi utilizzabili per le notificazioni telematiche è comune a qualsiasi giurisdizione (tranne quella tributaria, per la quale vige la speciale disciplina dettata dall’art. 16-bis D.lgs. 546/1992).

Vediamo, singolarmente, di quali elenchi pubblici si tratta:

• 6-bis del CAD: Indice INI-PEC, consultabile all’url (Uniform Resource Locator, vale a dire quella sequenza di caratteri utilizzata per identificare un computer o un sito web) https://inipec.gov.it/
• 6-ter del CAD: Indice dei domicili digitali delle PA, consultabile all’url https://indicepa.gov.it/ipa-portale/consultazione/indirizzo-sede/ricerca-ente
• 6-quater e 62 del CAD: Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche e altri enti di diritto privato (INAD), consultabile all’URL https://domiciliodigitale.gov.it/

A tali elenchi si aggiungono:

• Il Registro delle pubbliche amministrazioni, previsto dall’art. 16, co. 12, d.l. 179/2012 (da non confondere col già menzionato “Indice” delle pubbliche amministrazioni), che può essere consultato solo in modalità autenticata, accedendo, con SPID, CIE o CNS, al Portale Servizi Telematici del Ministero della Giustizia (giustizia.it)
• Il RegInde, vale a dire il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal Ministero della giustizia, che raccoglie gli indirizzi PEC degli avvocati e degli ausiliari del giudice, anch’esso consultabile solo in modalità autenticata, accedendo al Portale Servizi Telematici del Ministero della Giustizia (giustizia.it)
• Il Registro imprese, previsto dall’articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, raggiungibile all’url https://www.registroimprese.it/

Stante l’espresso richiamo contenuto nel primo comma dell’art. 16-ter, qui in commento, al processo penale, anche nell’ambito di quest’ultimo varrà la regola dettata dal comma 1-ter della medesima norma, secondo cui, quanto alle pubbliche amministrazioni, l’indirizzario di cui all’art. 6-ter del CAD è utilizzabile solo nel caso in cui le pubbliche amministrazioni stesse non abbiano provveduto a comunicare il proprio domicilio digitale nell’elenco previsto dall’art. 16, co. 12, d.l.  179/2012. Di tal che, in siffatta evenienza, converrà che nella relata di notifica si dia atto dell’utilizzo del domicilio digitale dell’ente è stato estratto da IPA (così comunemente detto l’elenco di cui all’art. 6-ter del CAD) non essendo stato rinvenuto alcun domicilio digitale dell’ente stesso iscritto nel Registro PP.AA. (così comunemente detto l’elenco di cui all’art. 16, co. 12, cit.).

Si ricorda che tra le “pubbliche amministrazioni” devono annoverarsi anche gli uffici del Pubblico Ministero e del Procuratore Generale, per il che, in caso di notificazioni a mezzo PEC eseguite nei confronti di questi ultimi (si pensi alla costituzione di parte civile proposta prima e fuori dell’udienza o alla notifica della citazione in dibattimento del responsabile civile, ai sensi dell’art. 83, co. 4, c.p.p), dovrà seguirsi il descritto procedimento, vale a dire che occorrerà procedere prima alla ricerca dell’indirizzo nel Registro PP.AA. e, in solo caso di vana ricerca, procedere con quello reperito in IPA.

4.      L’esecuzione di una notificazione a mezzo PEC: profili pratici

Sul piano pratico, l’avvocato che debba eseguire una notifica a mezzo PEC di un atto processuale o di un provvedimento dovrà pertanto procedere come segue:

1. Estrarre di copia analogica del documento: dovrà, in altre parole, procedere a scansionare un documento, generando un documento in formato PDF o PDF/A; se il documento è già in formato digitale (es. copia conforme digitale rilasciata dalla cancelleria – ipotesi oggi, invero, assai rara – essendo invece più diffuse le copie informatiche semplice “uso studio”, che non sono invece utilizzabili), non sarà necessaria alcuna attestazione di conformità.
2. Inserire nel documento stesso l’attestazione di conformità, in relazione alla quale non esistono formule sacramentali, essendo invece sufficiente qualsivoglia espressione idonea allo scopo (es. “Io sottoscritto Avvocato… difensore di… attesto che la presente copia informatica è conforme al corrispondente documento in formato analogico”);
3. Estrarre l’indirizzo PEC del destinatario da uno dei pubblici elenchi di cui si è detto;
4. Redigere la relata di notifica, in formato PDF sulla base del seguente modello:

RELAZIONE DI NOTIFICAZIONE A MEZZO PEC

(ai sensi dell’art. 56-bis disp. att. c.p.p.)

Io sottoscritto Avv. [NOME COGNOME], del Foro di [FORO], (C.F. [CODICE FISCALE]), in qualità di difensore di [NOME E COGNOME ASSISTITO], nato a [LUOGO] il [DATA], (C.F. [CODICE FISCALE]),

notifico,

a mezzo posta elettronica certificata, l’allegato atto [DESCRIZIONE ATTO e NOME FILE] mediante invio dall’indirizzo PEC [indirizzo.pec@pec.it], risultante dal ReGIndE,

a:  [DESTINATARIO] all’indirizzo PEC [destinatario@pec.it], estratto dal pubblico elenco [SPECIFICARE: ReGIndE/INI-PEC/IPA/Registro Imprese etc.]

in relazione al

procedimento penale n. [NUMERO RG/RGNR] pendente avanti [AUTORITÀ GIUDIZIARIA] [eventuale: sezione/ufficio]

L’atto oggetto di notifica, [se analogico: estratto in copia informatica dall’originale cartaceo], è stato firmato digitalmente e viene allegato unitamente alla presente relazione.

[Luogo], [Data]

Avv. [NOME COGNOME] [Firma digitale]

1. Firmare digitalmente sia la relata di notifica che il documento (è indifferente l’utilizzo della firma CAdES (quella che aggiunge al nome file l’estensione .p7m) o PAdES (quella che non modifica l’estensione PDF del file);
2. Allegare tali documenti ad un messaggio PEC: l’indirizzo del mittente dev’essere quello dell’avvocato notificante, il quale, se non sospeso, cancellato o radiato, sarà presente senz’altro nel RegInde ed in INI-PEC;
3. Inviare il messaggio ed attendere il perfezionamento della notifica che ha luogo con la generazione della ricevuta di avvenuta consegna della PEC, come disciplinata dall’art. 6 del d.p.r. 68/2005.

5.      Il deposito della prova dell’avvenuta notificazione a mezzo PEC: profili pratici

Come si è visto, l’art. 56-bis, co. 4, disp. att. c.p.c. prevede che «il difensore documenta l’avvenuta notificazione dell’atto con modalità telematiche depositando in cancelleria il duplicato informatico o la copia informatica dell’atto inviato, unitamente all’attestazione di conformità all’originale, la relazione redatta con le modalità di cui al comma 2, nonché le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna generate dal sistema».

Qui entra in gioco il PDP, e vediamo perché.

Così come nell’ambito delle notifiche ex art. 3-bis, L. 53/1994 (vedasi l’art. 9, comma 1-bis¸ L. 53/1994), la prova della notifica PEC dev’essere data attraverso i documenti informatici che vengono generati durante il processo di trasmissione dei messaggi di posta elettronica certificata.

Le ricevute PEC, di accettazione e di consegna, sono documenti informatici molto particolari, perché essi sono sigillati elettronicamente dal gestore del servizio PEC. Il sigillo elettronico è una sorta di firma digitale (visibile in Outlook sotto forma di bustina, in alto a destra della finestra del messaggio ed in Thunderbird sotto forma di coccarda) che garantisce l’immodificabilità del messaggio (o della ricevuta), sia quanto al contenuto del corpo del messaggio, che della data ed ora degli stessi, che degli allegati. Tant’è che l’art. 41 dpcm 22 febbraio 2013, tuttora in vigore, annovera la PEC con ricevuta completa tra i mezzi di “validazione temporale”, vale a dire essa che ha la caratteristica di attribuire data ed ora certa al file, ai documenti ed alle informazioni che contiene. In altri termini, quando viene generata una ricevuta PEC di avvenuta consegna, nella sua forma completa (nelle notifiche dev’essere inviata la PEC con ricevuta completa, NON quella breve e men che meno quella sintetica), quest’ultima dà la prova certa della data ed ora di ricezione del messaggio (rectius: della data ed ora in cui il messaggio è messo a disposizione del destinatario della sua casella pec) che del relativo contenuto.

Fatta questa premessa, l’avvocato notificante dovrà provvedere a scaricare le ricevute di accettazione e di consegna in formato EML oppure MSG (a lume di quanto previsto dalle specifiche tecniche, di recente novellate col Provvedimento del Direttore Generale dei Servizi Informativi del Ministero della Giustizia) e ad allegarle ad un deposito telematico, tramite PDP, unitamente alla copia dell’atto (che conterrà l’attestazione di conformità) ed alla relata di notifica firmate digitalmente.