Come inserire i link agli allegati negli atti – Guida pratica per fare in modo che il giudice possa aprire i documenti cliccando sui richiami nell’atto.

1. Il problema in due righe

Quando si lavora su un atto Word salvato in OneDrive, e si inseriscono link ai documenti allegati con il pulsante Sfoglia o trascinando il file nel testo, Word li trasforma da soli in indirizzi del tipo https://…sharepoint.com/…. Questi indirizzi funzionano solo per chi è autenticato nel tenant dello studio: il giudice, la controparte, chiunque scarichi il fascicolo dal PCT, vede il link rotto.

Figura 1 — Come Word riscrive il link quando la cartella è in OneDrive (in alto), e come deve invece risultare il link perché funzioni anche per il giudice (in basso).

2. Le due strade per risolvere

Esistono due modi per evitare che Word converta i link in indirizzi SharePoint. Il Metodo A è il più semplice e si consiglia per la routine quotidiana. Il Metodo B è il fall-back per chi non vuole spostare la cartella.

Figura 2 — Confronto sintetico tra i due metodi. Stesso risultato finale, due flussi di lavoro diversi.

3. Metodo A — Cartella di lavoro fuori da OneDrive (consigliato)

L’idea è banale: se la cartella della pratica non è dentro OneDrive, Word non ha alcun motivo per trasformare i percorsi in indirizzi SharePoint. Si può quindi inserire i link nel modo più naturale (pulsante Sfoglia, trascinamento) e verificarli direttamente da Word, prima ancora di esportare il PDF.

3.1. Prepara la cartella di lavoro fuori da OneDrive

Crea sul Desktop (oppure direttamente in C:\Lavoro\, o in qualunque altra posizione locale che non sia sotto la cartella OneDrive) una cartella con un nome significativo per la pratica. Esempi: Allegati Appello, Memoria primo termine Pinco-Caio, Produzioni opposizione esecuzione. Mettici dentro:

• il file Word dell’atto (.docx);
• tutti i documenti che vuoi allegare, in PDF.

Figura 3 — Cartella di lavoro sul Desktop. Il percorso parte da C:\Users\…\Desktop e non passa per OneDrive: è proprio quello che serve.

Figura 4 — Esempio di cartella in OneDrive (da evitare per la lavorazione dei link). Si nota il percorso che inizia con OneDrive - Studio Legale e l’icona a nuvola accanto a ogni file.

3.2. Rinomina gli allegati con un numero a due cifre davanti

La regola è NN_ seguito da una breve descrizione e dalla data. Esempi:

• 01_Decreto Tribunale Napoli Nord 15-04-2026.pdf
• 02_Comparsa risposta 12-12-2022.pdf
• 03_Visura catastale 26-11-2025.pdf
• 04_Busta paga agosto 2025.pdf

Numera gli allegati nello stesso ordine in cui li citi nell’atto: il primo che citi sarà 01, il secondo 02, e così via.

3.3. Inserisci i link nel modo normale

Apri il file Word dalla cartella sul Desktop (non dalla copia OneDrive). Quando nel testo citi un documento, scrivi tra parentesi (doc. 01) in grassetto e rendi doc. 01 cliccabile:

1. seleziona con il mouse il testo doc. 01;
2. premi Ctrl+K sulla tastiera;
3. nella finestra che si apre, scegli a sinistra File o pagina Web esistente;
4. qui puoi tranquillamente premere Sfoglia e selezionare il file dalla cartella, oppure trascinare il file nel campo;
5. premi OK.

3.4. Aggiungi l’indice degli allegati in fondo all’atto

Dopo le conclusioni, aggiungi un elenco di tutti i documenti prodotti, nel formato:

Si producono i seguenti documenti:

• doc. 01 — Decreto Tribunale Napoli Nord del 15 aprile 2026.
• doc. 02 — Comparsa di risposta del 12 dicembre 2022.
• doc. 03 — Visura catastale del 26 novembre 2025.
• …

Anche qui rendi cliccabile la sigla doc. NN in grassetto, ripetendo i passi del punto 3.3.

3.5. Esporta il PDF e archivia

Esporta il PDF dell’atto nella stessa cartella sul Desktop (menù File → Esporta → Crea PDF/XPS). Verifica i link aprendo il PDF (vedi sezione 5). Quando l’atto è firmato e depositato, copia tutta la cartella indietro in OneDrive per archiviarla con la pratica.

4. Metodo B — Cartella in OneDrive con percorso ‘finto’

Se per qualunque motivo non vuoi (o non puoi) spostare la cartella fuori da OneDrive, puoi comunque ottenere link funzionanti scrivendoli a mano con un percorso finto, cioè un percorso che non corrisponde a nessuna posizione reale sul PC. Un percorso di questo tipo non viene riconvertito da Word in un indirizzo SharePoint, e quando il giudice clicca sul link nel PDF dell’atto, il suo lettore PDF apre comunque il file dalla cartella in cui ha scaricato l’atto.

La formula da usare per ogni link è sempre la stessa:

file:///C:\<Nome cartella>\<NN_nome file>.pdf

Esempio. Se la cartella in cui tieni atto e allegati si chiama Allegati Appello, il link al primo documento sarà:

file:///C:\Allegati Appello\01_Decreto Tribunale 15-04-2026.pdf

Il percorso C:\Allegati Appello\ non esiste sul tuo PC né su quello del giudice. Va bene così: il ‘finto’ serve proprio a non confondere Word con OneDrive. Quando il giudice clicca, il lettore PDF non trova quel percorso e cerca automaticamente un file con lo stesso nome nella cartella in cui ha scaricato l’atto. Lo trova lì, e lo apre.

4.1. Procedimento operativo

1. seleziona con il mouse il testo doc. 01;
2. premi Ctrl+K sulla tastiera;
3. nella finestra che si apre, scegli a sinistra File o pagina Web esistente;
4. nel campo Indirizzo in basso, scrivi a mano il percorso: file:///C:\Allegati Appello\01_Decreto Tribunale 15-04-2026.pdf;
5. premi OK.

Figura 5 — La finestra “Inserisci collegamento ipertestuale” di Word (Ctrl+K). Con il Metodo B il percorso va scritto a mano nel campo Indirizzo: il pulsante Sfoglia non va usato perché memorizzerebbe il percorso OneDrive.

5. Come verificare che i link funzionino

C’è un punto da capire bene, perché altrimenti ci si spaventa per niente.

In entrambi i metodi, i link funzioneranno regolarmente quando l’atto sarà in PDF, sia il PDF di prova che fai tu sia il PDF firmato che depositi al PCT. I lettori PDF (Adobe, Edge, Acrobat, ecc.) sono più “intelligenti” di Word: quando il percorso indicato non risponde, cercano da soli il file con lo stesso nome nella cartella del PDF, e lo aprono.

Figura 6 — L’atto aperto nel lettore PDF: passando il mouse sul richiamo doc. 01 compare il percorso del link. Cliccando, il lettore apre automaticamente il file dalla cartella accanto al PDF, anche se quella cartella ha un nome diverso da quello scritto nel link.

5.1. Test pratico prima del deposito

Per verificare che tutto sia in ordine, fai così:

1. apri il tuo file Word (.docx);
2. menù File → Esporta → Crea PDF/XPS (oppure Salva con nome e scegli PDF);
3. salva il PDF nella stessa cartella in cui hai gli allegati;
4. apri il PDF appena creato;
5. clicca su tre o quattro link a campione, sia nel corpo dell’atto sia nell’indice finale.

6. Errori da evitare (con cartella in OneDrive)

Le seguenti abitudini, innocue se la cartella è sul Desktop (Metodo A), rovinano i link se la cartella è dentro OneDrive (Metodo B):

• Trascinare il file dalla cartella direttamente nel testo dell’atto. Word inserisce il percorso reale del file, che è in OneDrive, e lo trasforma in indirizzo SharePoint.
• Usare il pulsante Sfoglia nella finestra di inserimento link. Anche qui, Word memorizza il percorso reale OneDrive. Il link risultante non funzionerà sul PC del giudice.
• Spaventarsi se i link non si aprono cliccandoli dal file Word (vale solo per il Metodo B). È il comportamento atteso: il test si fa sul PDF esportato.
• Mettere come link solo il nome del file (per esempio 01_Decreto.pdf senza il prefisso file:///). Word lo trasforma comunque in indirizzo SharePoint. Va sempre messo il percorso completo file:///C:\Nome cartella\nomefile.

7. Domande frequenti

Quale dei due metodi mi conviene? Il Metodo A (cartella fuori da OneDrive) è più semplice e va bene per la stragrande maggioranza degli atti. Il Metodo B serve quando la pratica è già impostata in OneDrive e non vuoi spostarla, o quando lavori da più postazioni sincronizzate.

Posso lasciare la copia definitiva della pratica in OneDrive? Sì, e dovresti farlo, per ragioni di backup e condivisione con i colleghi. Il punto è solo dove tieni la cartella mentre lavori sui link: Desktop con il Metodo A, OneDrive con il Metodo B. A lavoro finito, copia o sposta la cartella in OneDrive. I link nel PDF restano funzionanti perché non dipendono dalla posizione del file una volta esportato.

E se mi dimentico e apro l’atto direttamente dalla copia OneDrive? Word continuerà a comportarsi nel modo OneDrive: Sfoglia e trascinamento produrranno indirizzi SharePoint. Il rimedio è chiudere il file, ricopiare la cartella sul Desktop, riaprire l’atto da lì e correggere i link interessati. Per evitare l’errore, conviene tenere sul Desktop una cartella Lavorazione atti in cui copi la pratica del momento.

Ma allora, come faccio a controllare che siano giusti se in Word non si aprono? Vale solo per il Metodo B: esporti un PDF di prova (sezione 5.1) e clicchi i link da lì. È l’unico test affidabile. Con il Metodo A i link si aprono direttamente anche da Word.

E se il giudice rinomina la cartella in cui scarica gli allegati? Non è un problema. Il lettore PDF non guarda al nome della cartella, ma cerca solo il file con lo stesso nome accanto al PDF. Comunque la chiami, i link funzionano.

Se rinomino un allegato dopo aver inserito i link, cosa succede? Il link resta puntato al vecchio nome e non funzionerà più. Devi correggere il link (Ctrl+K sul testo cliccabile, modifica il nome del file). Per questo è meglio definire i nomi degli allegati prima di inserire i link e lasciarli stabili.

Posso usare lo stesso schema sul Mac? Sì. Con il Metodo A funziona allo stesso modo: basta tenere la cartella fuori da iCloud Drive. Con il Metodo B la sintassi file:///C:\…\ con la C: e le barre rovesciate funziona anche nei .docx creati su Mac, perché il fallback dei lettori PDF è uguale su entrambi i sistemi.

C’è un modo veloce per controllare se Word ha già rovinato i link con SharePoint? Sì. Apri uno dei link cliccando sul richiamo nel PDF esportato di prova. Se invece di aprire il file ti chiede credenziali Microsoft o ti porta a una pagina del browser con un indirizzo che inizia per https://, vuol dire che Word ha trasformato i link in indirizzi SharePoint. In quel caso bisogna passare al Metodo A (sposta la cartella sul Desktop e reinserisci i link), oppure riscriverli a mano col percorso ‘finto’ (Metodo B).

Posso testare i link direttamente da Word con il Metodo B? Una scorciatoia esiste, ma è solo per uso personale durante la stesura, non per la verifica finale. Crea sul tuo PC, in C:\, una cartella con esattamente il nome che hai messo nei link (per esempio C:\Allegati Appello\) e copiaci dentro tutti gli allegati. In questo modo il percorso ‘finto’ diventa reale per il tuo PC, e Word riesce ad aprire i file cliccandoli dal .docx. Quando hai finito, cancella questa cartella temporanea: serviva solo per il test, e non c’entra con il deposito. È esattamente la stessa idea del Metodo A, in versione light.

8. In sintesi

Metodo A — Cartella sul Desktop (consigliato)

Metodo B — Cartella in OneDrive (alternativo)

Da evitare (con cartella in OneDrive)